Jednym ze sposobów pomocy osobom, które znalazły się w trudnej sytuacji życiowej, są zapomogi przyznawane bądź to przez pracodawcę, bądź też przez inne podmioty. Wątpliwość budzi, czy w każdym przypadku otrzymaną kwotę należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Prowadzenie działalność socjalnej wymaga dostosowania się do określonych przez ustawę terminów. Jednym z ważniejszych terminów w działalności socjalnej jest 31 maja. W tym terminie pracodawca powinien bowiem odprowadzić na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych dokonanych w danym roku.

Tworzymy w naszym zakładzie Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który przeznaczamy m.in. na dopłatę do wypoczynku zorganizowanego przez pracownika we własnym zakresie. Warunkiem otrzymania przez pracownika wskazanego świadczenia jest wykorzystanie dziesięciu dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego, przy czym samą wysokość świadczenia ustalamy w oparciu o badanie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. W lipcu br. rozwiązywaliśmy za wypowiedzeniem umowę o pracę z jednym z pracowników, któremu nakazaliśmy w okresie wypowiedzenia wykorzystać urlop wypoczynkowy. Po wykorzystaniu urlopu zwrócił się do nas o wypłatę dofinansowania do wypoczynku. Do jego wniosku ustosunkowaliśmy się negatywnie, gdyż wydawało nam się, że nie powinniśmy udzielać świadczeń socjalnych pracownikom w okresie wypowiedzenia. Pracownik zagroził nam skargą do PIP i sądem. Jak w tej sytuacji powinniśmy postąpić?

Wielu pracodawców utożsamia odstąpienie od tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przeprowadzone w trybie art. 4 ust. 1 - 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zmianami oraz z 2012 r. poz. 1456) z całkowitym ustaniem obowiązków socjalnych wobec pracowników. Tymczasem wdrożenie rozwiązań wynikających z art. ust. 1 - 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oznacza wyłącznie, iż pracodawca nie musi odprowadzać nowych odpisów. Środki zgromadzone na rachunku zakładowego fundusz świadczeń socjalnych do dnia odstąpienia od jego tworzenia powinny natomiast wydatkowane aż do ich wyczerpania na cele socjalne.

W naszym zakładzie działa jedna organizacja związkowa. Od dłuższego czasu toczymy z nią rokowania dotyczące zmian w obowiązującym w naszym zakładzie Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Proponowane zmiany mają akceptację większości pracowników, ale nie możemy w żaden sposób uzyskać zgody zakładowej organizacji związkowej. Czy jest jakaś droga umożliwiająca wprowadzenie zmian wbrew organizacji związkowej?

Zaprzestanie tworzenia zakładowego fundusz świadczeń socjalnych wymaga zawsze uzgodnienie takiej decyzji z reprezentacją pracowników. Pracodawca nie może wprowadzić takiego rozwiązania samodzielnie. Gdy tak uczyni to musi liczyć się z konsekwencjami wynikającymi z ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Przyznawanie świadczeń socjalnych rodzi zazwyczaj sporo kontrowersji wśród pracowników. Z drugiej jednak strony działalności socjalnej nie da się prowadzić w myśl zasady wszystkim po równo (a wtedy chyba sporów byłoby najmniej). Badając sytuację socjalną pracowników, aby właściwie określić ich prawo i ewentualną wysokość świadczeń, trzeba jednak znać granice wyznaczone przez porządek prawny, wiedzieć których pytań nie można zadać.

W przypadku problemów finansowych jednym z pierwszych ruchów pracodawcy jest ograniczenie zakresu prowadzonej działalności socjalnej. Małe firmy nie mogą jednak podejmować tego rodzaju działań w trakcie roku kalendarzowego, zaś wszelkich formalności muszą dopełnić do 31 stycznia.

Jednym z najczęstszych błędów występujących w prowadzeniu działalności socjalnej jest niedopuszczalne zawężanie kręgu osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS w stosunku do wymagań wynikających z art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zmianami z 2012 r. poz. 908). Takie postępowanie jest nieprawidłowe i może skutkować wszczęciem wobec pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy postępowanie w sprawie o wykroczenie określone w art. 12a ust. 1 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawcy prowadzący działalność socjalną powinni zwrócić uwagę, że sejm w dniu 7 grudnia 2012 r. uchwalił ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej. Przywołana ustawa przewiduje utrzymanie w 2013 roku szczególnych zasad ustalania odpisów na ZFŚS, które obowiązywały w 2012 roku.