Przyznawanie świadczeń socjalnych rodzi zazwyczaj sporo kontrowersji wśród pracowników. Z drugiej jednak strony działalności socjalnej nie da się prowadzić w myśl zasady wszystkim po równo (a wtedy chyba sporów byłoby najmniej). Badając sytuację socjalną pracowników, aby właściwie określić ich prawo i ewentualną wysokość świadczeń, trzeba jednak znać granice wyznaczone przez porządek prawny, wiedzieć których pytań nie można zadać.

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi podstawę do zbierania przez pracodawców administrujących zakładowym funduszem świadczeń socjalnych informacji o sytuacji socjalnej osób ubiegających się o przyznanie świadczeń Funduszu. Jednak regulacja zawarta we wskazanej ustawie jest na tyle lakoniczna, że nie stanowi w istocie prostej i czytelnej podstawy prawnej do udzielenia odpowiedzi na pytanie o co właściwie pracodawca może pytać? W ustawie znajdziemy bowiem zaledwie art. 8 ust. 1, który stanowi, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z jego środków. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że ust. 2 przywołanego przepisu przewiduje, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie administrowania jego środkami. Dlatego do prowadzenia we właściwy sposób zakładowej działalności socjalnej praktycznie każdy pracodawca potrzebuje dobrego regulaminu, którego postanowienia powinny stanowić podstawę do żądania przedstawienia konkretnych informacji, ewentualnie potwierdzanych treścią sprecyzowanych dokumentów, aby rozstrzygnąć uprawnienie konkretnej osoby do otrzymania świadczeń z funduszu.

W związku z tym, że ustawodawca wskazał jedynie ogólne wytyczne odnoście tego, jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracownika na potrzeby przyznawania mu świadczeń socjalnych z funduszu, uszczegółowienie tych kwestii powinno się znajdować w regulaminie danego pracodawcy. Brak precyzyjnej regulacji w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie może jednak oznaczać, że zakres uregulowań w regulaminie jest w tym zakresie dowolny. Zakres informacji, które mogą być gromadzone na potrzeby przydziału świadczeń socjalnych nie może wykraczać poza uregulowania wynikające z zasad przetwarzania (wykorzystywania) danych osobowych zawartych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Jedną z podstawowych zasad przetwarzanie danych osobowych jest zasada adekwatności, w świetle której każdy administrator danych (w więc również pracodawca, który zarządza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych) ma m.in. obowiązek zapewnić, aby zbierane przez niego dane osobowe były adekwatne dla celów ich przetwarzania. Adekwatność danych oznacza, że gromadzone i wykorzystywane powinny być tylko te dane, które są konieczne dla realizacji określonego celu. Celem prowadzenia działalności socjalnej jest udzielenie wsparcia osobom objętym opieką socjalną funduszu w zaspokojeniu ich potrzeb socjalnych. Rozumieć to należy jako powzięcie informacji o takich okolicznościach jak na przykład stan rodzinny, sytuacja materialna (a więc pojęcie szersze od sytuacji finansowej), warunki bytowe w zakresie koniecznym dla właściwej dystrybucji świadczeń socjalnych. Zatem pracodawca w celu przyznania świadczenia z zakładowego funduszu może żądać tylko takich informacji o pracowniku, które są adekwatne (niezbędne) do tego celu. Niedopuszczalne będzie natomiast występujące sporadycznie w praktyce wykorzystywanie działalności socjalnej do osiągania przez pracodawcę innych celów, jak na przykład monitorowanie podejmowania przez pracowników dodatkowego zatrudnienia.

Zobacz szkolenia:

• Delegacje krajowe i zagraniczne po 1 marca 2013