Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych z wyjazdem. Obowiązujące od marca rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju reguluje kwestie wysokości zwróconych kosztów.

Jeżeli pracodawca wysyła pracownika w podróż służbową, obowiązany jest do zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków. Zasady zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika są ustalone odrębnie dla pracodawców należących do sfery budżetowej oraz dla pracodawców, którzy nie należą do tej sfery.

W art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazano, że wolny od podatku jest zwrot kosztów podróży pracownika oraz osoby nie będącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Na pracodawcę, który wysyła pracownika lub osobę nie będącą jego stałym pracownikiem w podróż służbową, nałożony został obowiązek wypłacenia między innymi diety, która przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Kwestia naliczania diet z tytułu zagranicznej podróży służbowej uregulowana została w § 12 – § 15 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), które weszło w życie z dniem 1 marca 2013 r.