Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych z wyjazdem. Obowiązujące od marca rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju reguluje kwestie wysokości zwróconych kosztów.

Zgodnie z przepisami wskazanego powyżej rozporządzenia wysokość diety dla pracownika przebywającego w podróży służbowej powyżej 12 godzin wynosi 30 zł. W § 7 ust. 4 rozporządzenia wskazano, iż dieta winna zostać pomniejszona o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, to jest po 25% w przypadku zapewnienia śniadania i kolacji oraz o 50% w przypadku zapewnienia obiadu.

Problem pojawia się, w sytuacji gdy pracownikowi przebywającemu w podróży poniżej 12 godzin zapewnione zostanie np. śniadanie i obiad. Wtedy bowiem pracownikowi przysługuje ½ diety, która po pomniejszeniu o 50 % za obiad i 25% za śniadanie powoduje powstanie tzw. „diety ujemnej”.

Zgodnie z prezentowanym przez Ministra Finansów stanowiskiem, różnica ta stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca ma obowiązek odprowadzić podatek dochodowy. Warto również przypomnieć, że gdy po powrocie z delegacji pracownik przedłoży fakturę za wyżywienie, opodatkowaniu będzie podlegała cała nadwyżka ponad przysługującą pracownikowi kwotę diety.