W art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazano, że wolny od podatku jest zwrot kosztów podróży pracownika oraz osoby nie będącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Od 1 marca 2013 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz. U. z 2013r., poz. 167). Jak wynika z § 3 ust. 3 przywołanego rozporządzenia, pracownik, za zgodą pracodawcy, może odbyć podróż służbową prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem. W takim przypadku rozliczenie z pracownikiem opiera się na ryczałcie za każdy kilometr przebiegu pojazdu (tzw. „kilometrówce”). § 2 rozporządzenia stanowi, że pracownikowi, oprócz zwrotu kosztów podróży, przysługuje także zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. W § 4 ust. 2 rozporządzenia wskazano z kolei, iż za uzasadnione wydatki uznać należy: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży.

Biorąc pod uwagę literalne brzmienie obowiązujących przepisów, ze zwolnienia winien korzystać zwrot wszelkich dokonanych przez pracownika kosztów. Jednak z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że zwrot tych wydatków winien być zawarty w „kilometrówce”. Dodatkowo wydatek na pokrycie „nadprogramowego” zwrotu nie powinien zostać zaliczony przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów.