Jeżeli pracodawca wysyła pracownika w podróż służbową, obowiązany jest do zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków. Zasady zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika są ustalone odrębnie dla pracodawców należących do sfery budżetowej oraz dla pracodawców, którzy nie należą do tej sfery.
Kwestie związane ze zwrotem wydatków poniesionych przez pracownika w związku z podróżą służbową zostały uregulowane dla pracowników państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Natomiast kwestie zwrotu wydatków pracownikom zatrudnionym przez pracodawców spoza sfery budżetowej regulują przepisy prawa zakładowego obowiązujące w konkretnym zakładzie. W myśl przepisów kodeksy pracy warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej powinny być określone bowiem w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Dopiero w przypadku braku takich uregulowań w przepisach prawa zakładowego pracodawca spoza sfery budżetowej powinien stosować również rozwiązania wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
Podkreślenia jednak wymaga, iż zwrot pracownikom wydatków poniesionych w związku z odbywaną podróżą służbową, co do zasady, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, korzystają jedynie diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem. W każdym jednak przypadku zwolnienie obejmuje wskazane powyżej świadczenia jedynie do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.Zobacz szkolenia:
- Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży a podatek dochodowy od osób fizycznych
- Dofinansowanie opieki nad dzieckiem do 3 lat a obowiązek podatkowy
- Czy wręczane pracownikom karty przepłacone zawsze korzystają ze zwolnienia podatkowego?
