Przydzielając pracownikom świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, co do zasady przydział świadczenia powinniśmy poprzedzić zbadaniem sytuacji socjalnej (jednoczesne zbadanie sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej) osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Wyjątkami w tym zakresie są…

Wyjątkami są pożyczki mieszkaniowe oraz – w świetle najnowszego orzecznictwa SN (wyrok z dnia 23 października 2008 r.) – imprezy masowe jako świadczenia skierowane do ogółu uprawnionych na takich samych zasadach.

Przez wiele lat ugruntowana była interpretacja, zgodnie z którą informacji o sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej osoby uprawnionej do korzystania ze świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS mogliśmy domagać się wyłącznie w formie oświadczenia. Dodatkowo nie dysponowaliśmy żadnymi instrumentami prawnymi, za pomocą których treść takiego oświadczenia mogliśmy zweryfikować.

Interpretacja przepisów ustawy o ZFŚS uległa zasadniczej zmianie w związku z orzeczeniem SN z dnia 8 maja 2002 r. (sygn. akt I PKN 267/01), w którym sąd uznał, że nie stanowi naruszenia dóbr osobistych pracownika zobowiązanie go mocą obowiązującego w zakładzie regulaminu ZFŚS – do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy. Najdalej idące stanowisko w tym zakresie zajął jednak Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych uznając, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o świadczenie finansowane ze środków ZFŚS przedłożenia rocznego zeznania podatkowego PIT w celu wykazania wysokości dochodu na potrzeby zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zdaniem GIODO takie działanie pracodawcy (pod warunkiem, że wynika z obowiązującego w zakładzie regulaminu ZFŚS) jest uzasadnione brzmieniem art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy (…) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Biorąc pod uwagę charakter świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS, które w założeniu powinny trafić do osób najbardziej potrzebujących wsparcia, stanowisko zajęte przez GIODO wydaje się w pełni uzasadnione. Należy jednak podkreślić, że żądanie od osoby ubiegającej się o przyznanie świadczenia z ZFŚS dokumentów, za pośrednictwem których możliwe jest zweryfikowanie jej sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej, jest dopuszczalne tylko w przypadku wyraźnego umocowania w treści obowiązującego u konkretnego pracodawcy regulaminu ZFŚS.