Ponieważ 31 stycznia 2016 r. przypada w niedzielę, to termin na przekazanie ZUS IWA upływa 1 lutego 2016 r.

Obowiązek ten dotyczy płatnika, który:

• był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składki wypadkowej od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2016 r.,
• w 2015 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• był wpisany do rejestru REGON w dniu 31 grudnia 2015 r.

Przedstawione powyżej warunki muszą być spełnione łącznie.

Poprzez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu.

Jeżeli płatnik składek nie przekaże informacji ZUS IWA albo przekaże w niej nieprawdziwe dane, co spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS ustali, w drodze decyzji, stopę procentową na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Płatnik zobowiązany jest opłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę.

Jeśli skutkiem nieprzekazania informacji ZUS IWA albo przekazania w niej nieprawdziwych danych będzie zawyżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, Zakład ustala stopę procentową składki na cały rok składkowy w wysokości stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych.

W tych przypadkach płatnik jest ponadto zobowiązany odpowiednio do złożenia brakującej informacji ZUS IWA albo dokonania jej korekty i korekt dokumentów rozliczeniowych.

W przypadku gdy płatnik, który jest zobowiązany samodzielnie ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, nieprawidłowo ustali liczbę ubezpieczonych lub grupę działalności, co spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, po stwierdzeniu nieprawidłowości jest zobowiązany, we własnym zakresie, ponownie ustalić stopę procentową na podstawie prawidłowych danych oraz opłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę. W takim przypadku, Zakład w drodze decyzji, podwyższa stopę procentową na cały rok składkowy o 50% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych.

Jeśli skutkiem błędnego ustalenia liczby ubezpieczonych lub grupy działalności będzie zawyżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, to płatnik we własnym zakresie ustala stopę procentową na podstawie prawidłowych danych. W tych przypadkach płatnik jest ponadto zobowiązany do złożenia korekt dokumentów rozliczeniowych.