Co do zasady, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych lub wypłacać świadczenie urlopowe.

Pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, powinni tworzyć Fundusz. W tym stanie rzeczy pracodawcy, którzy osiągnęli stan zatrudnienie równy bądź większy od 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty w tym jednym dniu, nie mogę zastąpić obowiązku tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych uproszczoną formą działalności socjalnej jaką jest wypłata świadczenia urlopowego.

Pracodawca zatrudniający 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty może się jednak uwolnić od obowiązku tworzenia Funduszu poprzez wprowadzenie odpowiedniego zapisu do układu zbiorowego pracy, jeśli jest nim objęty. Pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu zawiera w regulaminie wynagradzania.

Nieutworzenie Funduszu zawsze będzie wymagało uzgodnienia z zakładową organizacją związkową, jeśli takowa będzie działała w zakładzie. Jeżeli natomiast u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w tej sprawie wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Po dokonaniu odpowiednich uzgodnień z przedstawicielstwem pracowników pracodawca musi dokonać zmian w regulaminie wynagradzania, które wejdą w życie po upływie 2 tygodni od dnia ich ogłoszenia. Wyżej wymienione zasady nie dotyczą sfery budżetowej, w której pracodawcy nie mogą zrezygnować z tworzenia Funduszu.