Wszelkiego rodzaju zaświadczenia, dyplomy, certyfikaty itp. dokumenty poświadczające fakt uzyskania określonych kwalifikacji zawodowych przez pracownika stanowią jego własność. Dotyczy to również dokumentów uzyskanych przez pracownika z tytułu ukończenia form kształcenia w całości sfinansowanych przez pracodawcę. Pracodawca nie może przetrzymywać oryginałów przedmiotowych dokumentów wbrew woli pracownika.

Wspomniane dokumenty są przedkładane przez pracownika na etapie przyjmowania do pracy lub w trakcie trwającego zatrudnienia. Powinny być gromadzone w jego aktach osobowych. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów jedynie do wglądu. Za zgodą pracownika może sporządzić ich odpisy lub kopie, które następnie umieszcza w jego aktach osobowych. Oryginały powinien niezwłocznie zwrócić pracownikowi.

Zasada ta dotyczy również zaświadczeń potwierdzających kwalifikacje zawodowe zdobyte przez pracownika w formie szkoleń, kursów lub innych form kształcenia, których koszty pokrył pracodawca. W praktyce bardzo często zdarza się, że pracodawcy tym właśnie argumentują odmowę wydania oryginału zaświadczenia.

Tymczasem należy pamiętać o tym, że zaświadczenie wystawione imiennie na danego pracownika stanowi jego własność. Pozbawienie pracownika oryginału omawianego dokumentu jest zatem działaniem bezprawnym.

W przypadku odmowy jego wydania pracownik może zainicjować postępowanie sądowe, które zakończy się wydaniem orzeczenia nakładającego na pracodawcę obowiązek zwrotu przedmiotowego dokumentu. W szczególności sąd na wniosek pracownika może wyznaczyć pracodawcy termin do wykonania omawianego obowiązku, pod rygorem nałożenia kary grzywny. Po bezskutecznym upływie tego terminu, sąd na wniosek pracownika nakłada na pracodawcę grzywnę i jednocześnie wyznacza nowy termin do wykonania czynności z zagrożeniem surowszą grzywną (zob. art. 1050 kodeksu postępowania cywilnego).

Dokumentem poświadczającym odbyte przez pracownika formy kształcenia, który w wyjątkowo należy przechowywać w aktach osobowych w oryginale jest zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp.

___________________________

Podstawa prawna

§ 1 ust. 3 i § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.03.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.)