W myśl art. 86 ustawy z dnia 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r., poz. 149) - dalej: „PromZatU”, udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych. Nie ma przy tym znaczenia, czy praca była świadczona w państwach członkowskich UE, czy też poza Unią.
Wspomniany przepis nie narzuca rodzaju dokumentu, na którego podstawie pracownik powinien wykazać zagraniczny staż pracy. W związku z tym może on tego dokonać w oparciu o dowolny dokument. Nie zawsze będzie nim świadectwo pracy. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy przepisy państwa, w którym pracownik świadczył pracę nie przewidują takiej formy poświadczenia okresu zatrudnienia. Alternatywę dla świadectwa pracy mogą więc stanowić inne dokumenty potwierdzające okresy pracy, co wynika z § 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, ze zm.). Dokumenty te przybierają najczęściej postać zaświadczeń wydawanych nie tylko przez pracodawcę (np. referencje lub opinia o pracowniku), ale również i organ publiczny (np. formularz U1 potwierdzający okres zatrudnienia/ubezpieczenia w Wielkiej Brytanii). Dla ustalenia zagranicznego stażu pracy pomocnym mogą również okazać się takie dokumenty jak: „paski wypłat”, umowy o pracę, czy oświadczenia o ich rozwiązaniu.
Obowiązek dowodowy w zakresie należytego wykazania długości okresu poprzedniego zatrudnienia spoczywa na pracowniku (art. 6 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 kodeksu pracy). Z uwagi na to, że co do zasady każdy z omawianych dokumentów jest sporządzany w języku obcym - pracownik powinien uzyskać jego polskojęzyczną wersję, którą wraz z oryginałem należy przedłożyć polskiemu pracodawcy. Obowiązek używania języka polskiego w zakresie dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzania lub podania wynika z odrębnych przepisów został sformułowany w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 7.10.1999 r. o języku polskim (Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224 ze zm.).
Z treści omawianego dokumentu powinno jednoznacznie wynikać, że potwierdza on okres zatrudnienia w charakterze pracownika (stosunek pracy), a nie okres zatrudnienia o charakterze cywilnoprawnym (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło, samozatrudnienie). Wskazanym byłoby, aby poza określeniem długości okresu zatrudnienia oraz zajmowanych stanowisk pracy omawiany dokument zawierał także informacje potrzebne do ustalenia wymiaru wykorzystanego urlopu wypoczynkowego w roku ustania zagranicznego stosunku pracy.
Jeżeli polski pracodawca odmawia uznania okresu zatrudnienia za granicą i nabytych w tym czasie uprawnień w oparciu o przedłożone dokumenty - pracownik może wystąpić do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia prawa w trybie art. 189 kodeksu postepowania cywilnego.
