Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z przepisów ustawy z dnia 7.10.1999 r. o języku polskim (Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224 ze zm.) - dalej: „ustawa”, umowa o pracę pracowników, którzy mają miejsce zamieszkania w Polsce i na jej terytorium mają wykonywać swą pracę powinna być sporządzona w języku polskim. Zasada ta nie jest jednak pozbawiona wyjątków. 

Obowiązek stosowania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy zachodzi w przypadku kumulatywnego spełnienia dwóch przesłanek:

1. osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
2. umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (zob. art. 7 ust. 1 ustawy).

Zaistnienie wspomnianych przesłanek sprawia, że zarówno umowa o pracę, jak i inne dokumenty związane z realizacją opartego na niej stosunku pracy powinny być sporządzone w języku polskim.

Od zasady sporządzania umowy o pracę wyłącznie w języku polskim przewidziane zostały dwa wyjątki.

W pierwszej kolejności dopuszcza się, aby umowie o pracę sporządzonej w języku polskim towarzyszyła jej wersja lub wersje obcojęzyczne. Jeżeli w takiej sytuacji pracownik jest obywatelem naszego państwa wówczas podstawą wykładni dwujęzycznej umowy o pracę będzie jej wersja sporządzona w języku polskim (zob. art. 8 ust. 1a ustawy).

Natomiast sporządzenie umowy o pracę wyłącznie w języku obcym jest możliwe przy kumulatywnym spełnieniu następujących przesłanek:

1. pracownik nie jest obywatelem Rzeczpospolitej Polskiej,
2. wniosek o sporządzenie w danym języku umowy o pracę złożył pracownik,
3. pracownik włada językiem, w którym ma być sporządzona umowa o pracę,
4. pracownik został pouczony o prawie sporządzenia umowy o pracę w języku polskim (zob. art. 8 ust. 1b ustawy).

Z powyższego wynika, że w przypadku pracowników będących obywatelami polskimi umowa o pracę i inne związane ze stosunkiem pracy dokumenty zawsze powinny być sporządzane w języku polskim, ewentualnie z możliwością jednoczesnego sporządzenia ich wersji obcojęzycznej/obcojęzycznych.

Za nieprzestrzeganie przepisów ustawy o języku polskim przewidziana została sankcja w postaci kary grzywny (zob. art. 15 ust. 2 ustawy). Organem sprawującym kontrolę używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy jest Państwowa Inspekcja Pracy (zob. art. 7b ustawy).