Zwolnienie z podatku

Świadczenie pracodawcy w postaci zwrotu pracownikowi kosztów poniesionych tytułem używania pojazdu stanowiącego jego własność na potrzeby zakładu pracy stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 2032 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Przedmiotowe świadczenie zwolnione jest jednak z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23 b ustawy wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 23b wynika, iż zwolnienie przysługuje jeżeli łącznie zostały spełnione następujące przesłanki:

1. pracownik posiada prawo własności, do pojazdu używanego na potrzeby zakładu pracy,
2. obowiązek ponoszenia przez zakład pracy kosztów używania przez pracownika pojazdu prywatnego albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

Pojazd stanowiący własność pracownika

Istotnym warunkiem zastosowania przedmiotowego zwolnienia jest posiadanie przez pracownika prawa własności do pojazdu używanego na potrzeby pracodawcy. Pracownik nie może skorzystać ze zwolnienia, jeżeli dysponuje pojazdem na podstawie innego niż prawo własności tytułu prawnego, np. najmu, użyczenia. Przepis wyraźnie bowiem zastrzega, iż pojazd stanowić ma własność pracownika.

Zwrot kosztów wynikający z przepisów prawa

Przedmiotowe zwolnienie ma zastosowanie jedynie w sytuacji, gdy obowiązek lub możliwość przyznania zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw. Ze zwolnienia korzystać zatem będą ryczałty wypłacane strażnikom leśnym na podstawie przepisów ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 788 z późn. zm.), a także listonoszom na podstawie ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (t.j. Dz.U. z 2008 nr 180, poz. 1109). Ponadto na mocy art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 930 z późn. zm.) zwrot kosztów korzystania z samochodu prywatnego dla celów służbowych przysługuje pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku.

Zwolniony z podatku jest także ryczałt wypłacany na podstawie umowy cywilnoprawnej, o której mowa art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 1907 z późn. zm.). Przepis ten zezwala na używanie do celów służbowych na podstawie umowy cywilnoprawnej samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania w/w pojazdów określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002, nr 27, poz. 271 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

W omawianym przypadku zwrot staje się możliwy na podstawie przepisów ustawy, mimo że jego zasady określa zawarta przez strony umowa. Ustawa, przewidując bowiem możliwość zawarcia umowy dotyczącej zwrotu kosztów, wprowadza w ten sposób podstawę do jego dokonywania.

Limit zwolnienia

Zwolnienie przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Z rozporządzenia wynika, iż stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego:
   1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
   2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,
2. dla motocykla - 0,2302 zł,
3. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Wspomniana powyżej ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy w zw. z art. 23 ust. 7 ustawy).

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl