Pracodawca może żądać od pracownika zwrotu kosztów poniesionych w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w sytuacjach określonych w art. 103⁵ kodeksu pracy. W myśl tego przepisu pracownik zobowiązany jest do zwrotu kosztów, w przypadku gdy:

• bez uzasadnionych przyczyn pracownik nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie dłuższym niż 3 lata,
• w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z uwagi na mobbing,
• w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 kodeksu pracy (pracodawca nie przeniesie pracownika w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe; pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika) lub art. 94³ kodeksu pracy (mobbing), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Obowiązek zwrotu kosztów nie powstanie w przypadku ustania stosunku pracy z innych przyczyn niż określone w art. 103⁵ kodeksu pracy. Należą do nich m.in. uzasadnione rozwiązanie przez pracownika umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 kodeksu pracy) lub ze względu na stosowanie względem niego mobbingu (art. 94³ kodeksu pracy) oraz rozwiązanie umowy zawartej na czas określony ze względu na upływ czasu, na który umowa została zawarta.

Z art. 103⁵ in fine kodeksu pracy wynika, iż pracownik obowiązany jest do zwrotu kosztów z tytułu dodatkowych świadczeń w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Do dodatkowych świadczeń pracodawcy związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych należą m.in. opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ kodeksu pracy). Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia wypłaconego mu za czas urlopu szkoleniowego i za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy w celach szkoleniowych.