Ustawodawca, pozostawiając pracodawcom swobodę wyboru postaci dokumentacji pracowniczej, daje im dodatkowo możliwość dowolnego zmieniania postaci prowadzonej dokumentacji w jej trakcie zatrudnienia, po spełnieniu określonych w ustawie obowiązków wobec pracowników.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, co potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Czym zatem jest „odwzorowanie cyfrowe”?

Definicję legalną „odwzorowania cyfrowego” można znaleźć w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jest to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Tym samym odwzorowaniem cyfrowym będzie w szczególności nadanie postaci elektronicznej dokumentowi istniejącemu pierwotnie w postaci papierowej, w sposób możliwy do odczytania i wykorzystania przy zastosowaniu istniejących możliwości technicznych i technologicznych. Może ona zostać zapisana w systemie teleinformatycznym lub na dowolnym nośniku, który zapewni poufność zapisanych informacji, jak również ich dostępność osobom upoważnionym.

Nowa regulacja stanowi, że dla pełnej konwersji dokumentów konieczne jest opatrzenie stworzonego odwzorowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby. Stanowić ma to swoiste potwierdzenie zgodności treści istniejącej w odwzorowaniu i odwzorowywanym dokumencie.

Jeżeli zaś pracodawca będzie chciał zmienić dokumentację prowadzą w postaci elektronicznej na wersję papierową, to zgodnie z art. 94⁸ kodeksu pracy również będzie to możliwe. Zgodnie z § 3 tego artykułu taka zmiana następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.