Jak dotąd w polskim porządku prawnym nie istniał przepis, który wprost wskazywałby na obowiązek prowadzenia akt pracowniczych i przechowywania innych dokumentów dotyczących stosunku pracy w postaci papierowej. Mimo to postać elektroniczna mogła stanowić dla pracodawcy jedynie pomocniczy sposób gromadzenia informacji i dokumentów o zatrudnianych pracownikach.

Analizowana nowelizacja zmienia treść art. 94 kodeksu pracy, a dokładnie jego punkt 9a. Przepis ten dotyczy podstawowych obowiązków pracodawcy. Na jego podstawie pracodawca będzie zobowiązany między innymi do prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej). Oznacza to, że od 1 stycznia 2019 roku forma elektroniczna zostanie zrównana z formą papierową, na co jednoznacznie wskazuje art. 94¹¹ kodeksu pracy. To do pracodawcy będzie należała decyzja, który sposób przechowywania preferuje.

Zgodnie z nową regulacją pracodawca będzie ponadto mógł zmienić postać przechowywania dokumentów nawet w trakcie jej archiwizacji (art. 94⁸ ust. 1 kodeksu pracy). Zobowiązany będzie w takiej sytuacji do poinformowania pracownika o planowanej zmianie postaci archiwizowanej dokumentacji oraz umożliwienia mu odbioru dokumentacji w poprzedniej postaci, w terminie 30 dni od daty przekazania informacji w tym zakresie.

Oczywiście, by możliwe było archiwizowanie „teczek” pracowniczych w postaci elektronicznej, konieczne jest spełnienie warunków odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów. Muszą być one prowadzone w sposób spójny (integralność) oraz w całości zachowane w postaci elektronicznej (kompletność), a także na bieżąco aktualizowane w razie potrzeby. Metoda ich archiwizacji musi odpowiadać aktualnym warunkom technicznym, aby zapewnić możliwość ich wykorzystania i odczytania w każdym czasie przechowywania (dostępność), zapewniając przy tym właściwą ochronę przed dostępem do niej przez osoby niepowołane (poufność), jak również przed jej niepożądanym zniszczeniem czy uszkodzeniem. Szczegółowo warunki te zostaną doprecyzowane w rozporządzeniu wykonawczym.