Dotychczas obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 50 lat licząc od chwili jego zakończenia. Niewątpliwie często jest to niezwykle kłopotliwe dla pracodawców. Ustawodawca wyszedł jednak naprzeciw ich oczekiwaniom i skrócił ten okres do 10 lat. Zgodnie z treścią art. 94 pkt 9b kodeksu pracy okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana w tym zakresie jest możliwa i ściśle związana z wprowadzeniem, również mocą przywołanej ustawy, obowiązku przekazywania do ZUS comiesięcznych raportów informacyjnych dotyczących wszystkich pracowników. Raporty te będą zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń oraz ich wysokości. Dzięki temu na indywidualnym koncie ubezpieczonego będą zapisywane wszystkie informacje, które będą mogły stanowić materiał dowodowy w sprawach spornych. Nie będzie już konieczne odwoływanie się do przechowywanej dokumentacji.

Nowelizacja będzie miała zastosowanie do wszystkich pracowników zatrudnianych po 1 stycznia 2019 roku. W odniesieniu do pracowników zatrudniony przed tą datą, a po 31 grudnia 1998 roku to do pracodawcy będzie należał wybór, jak długo chce przechowywać pełną dokumentację. Jeśli zdecyduje się na termin dziesięcioletni, to będzie musiał złożyć do ZUS raporty informacyjne dotyczące wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników, które będą zawierały informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty każdego z nich. Okres 10-letni będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Zaś dokumentacja dotycząca pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 rok w każdym przypadku będzie musiała być przechowywana przez okres 50 lat.

Warto zwrócić uwagę, że nowa regulacja będzie miała również zastosowanie do dokumentacji dotyczącej zleceniobiorców. Natomiast art. 5 ustawy wyłącza możliwość krótszej archiwizacji dokumentacji w przypadku górników. Przepis stanowi, że pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.

Jak zostało wskazane w uzasadnieniu projektu ustawy, głównym celem nowej regulacji jest przede wszystkim zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji. Zgodnie z szacunkami Ministerstwa Rozwoju oscylują one nawet w granicach 130 mln złotych rocznie. Kolejnym krokiem w kierunku uproszczenia przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie zapewne również jej elektronizacja.