Harmonogram, grafik, rozkład czasu pracy danego pracownika

Planowanie czasu pracy odbywa się za pomocą grafików, zwanych także harmonogramami. Jednakże ustawodawca w Kodeksie pracy nie posługuje się żadnym z tych terminów. W art. 129 § 3 k.p. używa zwrotu „rozkład czasu pracy danego pracownika”. Pojęcie to należy odróżnić od użytego w art. 150 k.p. terminu „rozkład czasu pracy”, który określa przede wszystkim obowiązujące w zakładzie pory rozpoczynania i kończenia pracy.

Zgodnie z art. 129 § 3 k.p. rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony, w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Oznacza to, iż grafik nie musi się pokrywać z okresem rozliczeniowym. Dopuszczalne jest bowiem stworzenie harmonogramu na okres czasu krótszy niż okres rozliczeniowy, ale nie może on być krótszy niż miesiąc kalendarzowy (np. tydzień).

Harmonogram powinien zostać przekazany do wiadomości pracownika co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. Może to nastąpić zarówno poprzez udostępnienie pracownikom egzemplarza harmonogramu sporządzonego w formie papierowej, jak i za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia pracodawcy o obowiązujących w zakładzie pracy systemach i rozkładach czasu pracy, przyjętych okresach rozliczeniowych albo z umowy o pracę;
2. w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań - w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
3. na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ k.p.,
4. na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Zmiana harmonogramu

Kodeks pracy milczy w przedmiocie możliwości zmiany ustalonego wcześniej harmonogramu. W doktrynie i judykaturze przyjmuje się, iż zmiana grafiku powinna mieć charakter wyjątkowy i być związana z okolicznościami niemożliwymi do przewidzenia w momencie jego sporządzania, np. nieobecność innego pracownika spowodowana długotrwałą chorobą. Możliwość zmiany harmonogramu powinna być jednak przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych, w szczególności w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Przepisy te powinny określać sytuacje nadzwyczajne, które uzasadniają zmianę harmonogramu czasu pracy oraz procedurę, w jakiej następuje ta zmiana.

Harmonogram może być zmieniany również w związku z zaistnieniem  sytuacji mających swoje źródło w przepisach prawa, np. w razie udzielenia pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.

W innych wypadkach niż określone powyżej zmiana harmonogramu jest niedopuszczalna. W szczególności pracodawca nie może zmieniać harmonogramu w związku z swoimi doraźnymi potrzebami. Potwierdził to Główny Inspektor Pracy w stanowisku z dnia z 6 kwietnia 2009 r., nr GPP-417-4560-19/09/PE/RP. Wskazał on, iż: „Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 151³ i art. 151¹¹). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.”.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl