Możliwe jest to w sytuacji, gdy umowa na czas określony jest zawarta:

1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym ,
3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

- jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Jeżeli pracodawca zawiera z pracownikiem umowę na czas określony, która ze względu na obiektywne przyczyny leżące po jego stronie nie jest objęta limitem maksymalnie 3 umów o pracę na czas określony bądź też limitem 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie tego rodzaju umów o pracę, dodatkowo ciąży na nim obowiązek zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu takiej umowy.

Przepisy prawa pracy nie wprowadzają wzoru takiego zawiadomienia. Z Kodeksu pracy wynika natomiast, że zawiadomienie to powinno nastąpić:

• z zachowaniem formy pisemnej lub elektronicznej,
• z wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy,
• w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

Wątpliwości budzi dochowanie przez pracodawców rygorów związanych z formą elektroniczną. Wobec braku szczegółowych uregulowań w tym przedmiocie w Kodeksie pracy, przez jego art. 300 należałoby się odwołać do treści art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Dla zachowanie obowiązku informacyjnego wystarczające będzie oczywiście wysłanie tej informacji przesyłką poleconą.

Zawiadomienie powinno zawierać przyczynę uzasadniającą zawarcie takiej umowy, która powinna być tożsama z przyczyną wynikającą z treści zawartej z pracownikiem umowy.

Istotnym jest również, aby zawiadomienie to nastąpiło z zachowaniem wymaganego terminu, tj. w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.

Podkreślić należy, że całkowite zlekceważenie bądź też niewłaściwe dopełnienie obowiązku zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy wyłączonej spod limitów obowiązujących od 22 lutego 2016 r. z uwagi na istnienie obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy stanowi czyn wyczerpujący znamiona jednego z wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Zgodnie bowiem z art. 281 pkt 1a Kodeksu pracy, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.