Prawie każdy regulamin wydatkowania środków ZFŚS przewiduje możliwość wydatkowania środków funduszu na zapomogi. Biorąc jednak pod uwagę szczególny charakter tego świadczenia i istniejące w tym zakresie zwolnienie podatkowe powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe udokumentowanie okoliczności, które legły u podstaw przyznania zapomogi. Problem ten nabrał szczególnego znaczenia po zmianach z 22 sierpnia 2009r., które spowodowały upowszechnienie świadczeń pieniężnych przyznawanych pracownikom ze środków ZFŚS.

Przyznając zapomogę musimy pamiętać, że oprócz podstawowych zasad związanych z przyznawaniem świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS (a więc świadczenia przyznanego w odpowiedzi na wniosek osoby uprawnionej, którego przydział jest poprzedzony weryfikacją sytuacji socjalnej), konieczne jest spełnienie przesłanek wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnieniem od podatku dochodowego objęte są bowiem wyłącznie zapomogi otrzymywane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci i to tylko do wysokości 2 280 zł w roku podatkowym. Zatem nie każda zapomoga, czy też inna forma wsparcia finansowego udzielona ze środków ZFŚS skorzysta ze zwolnienia. Inne równie powszechne jak zapomogo losowa świadczenie, a mianowicie zapomoga przyznawana w związku z trudną sytuacją materialną nie będzie zwolniona z podatku dochodowego.

Z tych względów zasady dokumentowania okoliczności uzasadniającej wniosek o przyznania zapomogi powinny być sprecyzowane w regulaminie wydatkowania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Formułując w ten sposób jasne wymogi formalne unikniemy sporów z osobą ubiegającą się o przyznanie świadczenia, jak również stworzymy pewność i stabilność zajętego stanowiska od strony przepisów podatkowych.

Niejako w uzupełnieniu należy zwrócić uwagę na dość ciekawe orzecznictwo sądowe dotyczące zwolnienia świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS ze składki na ubezpieczenie społeczne. Jak orzekł bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009r. (sygn. akt I UK 121/2009) „podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Od tej zasady nie ma wyjątków. Nawet regulamin funduszu nie może jej zmienić. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem tej reguły nie mogą być oceniane w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych”. Zatem naruszenie reguł związanych z badaniem socjalnym podczas przyznawania świadczeń socjalnych pociąga za sobą skutki nie tylko w sferze podatkowej, a również rodzi dość dolegliwe konsekwencje w sferze „składkowania” świadczeń.