Pracodawca wysłał mnie w krajową podróż służbową, która miała trwać cały dzień. W rzeczywistości jednak trwała krócej, gdyż wyznaczone zadanie zrealizowałem znacznie wcześniej i przed upływem 12-tej godziny od jej rozpoczęcia powróciłem do firmy. W trakcie podróży miałem zapewnione śniadanie i obiad w przyzakładowej stołówce klienta, do którego zostałem wysłany. Czy pracodawca może ode mnie żądać zwrotu „nadpłaconej” części należności z tytułu zapewnionych posiłków, gdyż wartość śniadania z obiadem stanowi łącznie 75% wartości pełnej diety należnej za ponad 12-godzinną podróż służbową, podczas gdy ja nabyłem jedynie prawo do połowy diety? Pracodawca nie wprowadził zakładowych reguł rozliczania należności z tytułu podróży służbowej i stosuje wprost przepisy rozporządzenia z 29.01.2013 r.   

Szczegółowe zasady rozliczania należności z tytułu podróży służbowej określa wspomniane przez Pana rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) – dalej: „rozporządzenie”.

Zgodnie z § 7 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Przy czym, jej faktyczna wysokość jest uzależniona od długości trwania podróży służbowej, a także od rodzaju i ilości zapewnionych w jej trakcie posiłków.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli podróż trwała nie dłużej niż dobę, wówczas wysokość diety określamy w następujący sposób:

1. podróż trwała mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
2. podróż trwała od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
3. podróż trwała ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dla ustalenia prawa do diety liczy się zatem faktyczny czas trwania podróży, a nie jej pierwotnie planowana długość.

Kwotę pełnej diety (30 złotych) zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie - 25% diety;
2. obiad - 50% diety;
3. kolacja - 25% diety.

Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Mając na uwadze powyższe, jeżeli odbywana przez Pana podróż trwała od 8 do 12 godzin, to przysługuje Panu należność z tytułu diety w kwocie 15 złotych (50% pełnej diety).

Jeżeli jednak w trakcie podróży służbowej pracodawca zapewnił Panu śniadanie i obiad, to wysokość należnej diety ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do procentowego udziału wartości każdego z tych posiłków w pełnej wysokości diety. Przedmiotowe zmniejszenie z tytułu zapewnionego śniadania wyniesie 7,50 złotych (25% pełnej diety), a z tytułu zapewnionego obiadu - 15 złotych (50% pełnej diety). Łączna kwota zmniejszenia wyniesie zatem 22,50 złotych, co przekracza wartość części należnej diety z tytułu podróży służbowej trwającej krócej niż 12 godzin (15 - 22,50 = -7,50 złotych).

Pracownik nie jest jednak zobligowany do zwrócenia pracodawcy powstającego w ten sposób przekroczenia diety należnej za podróż trwającą nie dłużej niż 12 godzin.