Niedawno zwrócił się do nas z prośbą były pracownik o wydanie odpisu świadectwa pracy. Prośbę swoją uzasadnił zagubieniem dokumentu, który od nas otrzymał, w trakcie zmiany miejsca zamieszkania. W jaki sposób powinniśmy uczynić jego prośbie zadość?
Sprawę poruszoną w pytaniu reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z dnia 30 maja 1996 r.). Zgodnie z § 4 rozporządzenie pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika kopię wydanego mu świadectwa pracy, która stanowi podstawę do wydania pracownikowi w uzasadnionych przypadkach odpisu tego świadectwa.
Przepisy prawa nie określają katalogu przyczyn, które obligują pracodawcę do uczynienia zadość takiej prośbie pracownika. Z drugiej strony trzeba jednak pamiętać, że pracodawca nie może ignorować podania pracownika, w którym wskazano racjonalne uzasadnienie wystąpienia o wydanie odpisu świadectwa pracy. Powód wnioskowania o wydanie odpisu musi być uzasadniony, co oznacza, że musi być istotny, prawdopodobny i co najważniejsze – wskazany przez pracownika. Jak z powyższego wynika, samo żądanie byłego pracownika nie nakłada na pracodawcę obowiązku sporządzenia i wydania pracownikowi odpisu świadectwa pracy.
Odnosząc się do kwestii technicznych należy zaznaczyć, że przepis mówi o wydaniu pracownikowi odpisu świadectwa pracy. Zatem uwzględniając prośbę pracownika nie sporządzamy nowego świadectwa pracy, lecz sporządzamy dokument, który powieli informacje zawarte w kopii świadectwa zarchiwizowanej w aktach osobowych. Współcześnie poprzez „odpis” należy rozumieć przede wszystkim kopię (kserokopię) dokumentu zawierającą wszystkie istotne dane zawarte w dokumencie źródłowym, która jest co najmniej potwierdzona za zgodność przez osobę sporządzającą odpis danego dokumentu źródłowego. Z drugiej strony nie ma jednak jakichkolwiek przeszkód dla odręcznego powielenia treści pierwotnego świadectwa pracy i ponownego opatrzenia go podpisem oraz pieczęcią.
