Wbrew pozorom wypełnienie świadectwa pracy nie należy do spraw łatwych i prostych. Do najczęściej występujących w praktyce błędów związanych z wypełnieniem świadectwa pracy należy bez wątpienia kwestia określenia wymiaru urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku ustania stosunku pracy.

Często wypełniając świadectwo pracy zapominamy o celu, któremu służy obowiązek sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy. Celem tym jest przekazanie kolejnemu pracodawcy naszego pracownika informacji o wykorzystaniu przez pracownika określonych uprawnień związanych ze stosunkiem pracy.

W odniesieniu do określenia w świadectwie pracy liczby dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, pewne błędy mają charakter wręcz powszechny. Wskazać tutaj należy przede wszystkim na zamieszczanie w ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy wyłącznie informacji o urlopie wypoczynkowym wykorzystanym przez pracownika „w naturze”, a pomijaniu tej części urlopu, z którą wypłacany jest pracownikowi ekwiwalent pieniężny. Tymczasem z punktu widzenia informacji przekazywanej kolejnemu pracodawcy bez znaczenia jest sposób wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego, a informacja o wykorzystaniu w naturze bądź o wykorzystaniu poprzez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego nie ma żadnej doniosłości.

Zazwyczaj w sytuacji, gdy w ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy zawrzemy wyłącznie informację o urlopie wykorzystanym w naturze, informacja o części urlopu, za którą wypłacamy pracownikowi ekwiwalent, znajdzie się w końcowym fragmencie świadectwa pracy(„informacje uzupełniające”). Tymczasem musimy pamiętać, że taki komunikat zawarty w świadectwie pracy oznacza, że ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie został pracownikowi wypłacony, bowiem w „informacjach uzupełniających” zamieszczamy wyłącznie informację o świadczeniach ze stosunku pracy, które zostały przez pracodawcę uznane, a nie zostały wypłacone z powodu braku środków finansowych.

Innym błędem, który powoduje jeszcze poważniejsze konsekwencje, jest zawarcie w świadectwie pracy informacji o liczbie dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika w roku ustania stosunku pracy, która obejmuje zarówno urlop bieżący, jak i urlop zaległy, ale wykorzystany przez pracownika w roku ustania stosunku pracy. W takim stanie rzeczy sugerujemy niejako, że pracownik wykorzystał w naszym zakładzie urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze, niż mu przysługiwał zgodnie z regułami ustalania urlopu w wymiarze proporcjonalnym.

Pamiętajmy zatem, że w ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy wskazujemy wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego zarówno w naturze, jak liczbę dni i godzin urlopu, za które wypłacamy pracownikowi ekwiwalent pieniężny.