W myśl art. 154 § 1 kodeksu pracy (dalej: KP), wymiar urlopu wypoczynkowego został uzależniony od stażu pracy i wynosi odpowiednio: 20 dni przy stażu nieprzekraczającym 10 lat oraz 26 dni przy stażu wynoszącym co najmniej 10 lat. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy (na niepełnym etacie) ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony w art. 154 § 1 KP. Z chwilą osiągnięcia 10-letniego stażu pracownik nabywa prawo do dodatkowych 6 dni urlopu wypoczynkowego, niezależnie od tego, w którym momencie roku kalendarzowego zdarzenie to będzie miało miejsce. Uzyskane w ten sposób dodatkowe dni urlopu zwane są urlopem uzupełniającym. Podstawą prawną tego uprawnienia jest art. 158 KP.

Na poczet stażu pracy warunkującego prawo do urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze zaliczamy nie tylko lata faktycznie przepracowane, ale również i lata nauki, a niekiedy również inne okresy niebędące okresem zatrudnienia lub nauki, np. okres pracy w gospodarstwie rolnym, czy też okres służby wojskowej itp.

Szerzej na ten temat przeczytasz w: ,,Co wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego?''

W związku z tym, osiągnięcie stażu pracy uprawniającego do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze może być następstwem każdego z tych zdarzeń, tj. przepracowania wymaganego okresu, ukończenia szkoły średniej lub wyższej, czy też przedłożenia dokumentu poświadczającego okres zaliczany do stażu pracy.

Niezależnie od momentu, w którym zdarzenie to wystąpi pracownik zawsze nabywa prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego . Nawet, gdyby miało ono miejsce w ostatnich dniach roku kalendarzowego. Nie stosujemy w tym zakresie zasad proporcji, o których mowa w art. 155¹ KP. Znajdują one zastosowanie w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył już prawo do urlopu uzupełniającego. W takim przypadku, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

W praktyce ciągle jeszcze można spotkać się z poglądem, iż z urlopu uzupełniającego można skorzystać dopiero po wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w niższym wymiarze. Pogląd ten opiera się na błędnej interpretacji art. 158 KP, zgodnie z którym pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Pogląd ten nie znajduje jednak oparcia w zamyśle przytoczonego przepisu. Pracownik nabywa prawo do urlopu uzupełniającego z dniem osiągnięcia 10-letniego stażu pracy. Z tym też dniem może on wnioskować o udzielenie pełnej puli dodatkowych dni urlopu uzupełniającego. Nie ma przy tym znaczenia, czy na ten dzień posiada jeszcze jakąś część urlopu wypoczynkowego, który do tej pory przysługiwał mu w niższym wymiarze, czy też zdążył wykorzystać wszystko. Jeżeli pozostał mu choćby jeden dzień z posiadanej dotychczas puli urlopowej to może zawnioskować o jego udzielenie razem z jednym lub wszystkimi dniami, do których nabył prawo w ramach urlopu uzupełniającego.