Zgodnie z art. 151¹ § 4 KP, ryczał za godziny nadliczbowe może zostać wprowadzony wyłącznie w odniesieniu do pracowników wykonujących swą pracę w sposób stały poza zakładem pracy, co związane jest z utrudnieniami w ustalaniu i wynagradzaniu faktycznie przepracowanych godzin nadliczbowych.

Jak z powyższego wynika, o dopuszczalności stosowania przedmiotowego ryczałtu decydują dwie przesłanki, które muszą być spełnione łącznie, a mianowicie:

a) świadczenie pracy odbywa się poza zakładem pracy,

b) organizacja pracy wskazana w pkt a) przybiera formę stałości.

Pojęcie „zakładu pracy” należy rozumieć szeroko. Obejmuje ono zarówno zakład główny pracodawcy (siedzibę), jak i jego jednostki organizacyjne (oddziały, placówki, zakłady pomocnicze).

Warunek wykonywania pracy w sposób stały poza tak rozumianym zakładem pracy jednoznacznie wskazuje, że ryczałt może być stosowany w głównej mierze w odniesieniu do tzw. pracowników mobilnych, dla których praca „w terenie” jest immamentnym elementem codziennych zadań wynikających z zajmowanego przez nich stanowiska (np. kierowcy, maszyniści, serwisanci, inkasenci, przedstawiciele handlowi itp.).

Tym samym stosowanie ryczałtu jest wykluczone w przypadku tzw. pracowników stacjonarnych, czyli świadczących pracę w zakładzie pracy w przedstawionym powyżej rozumieniu. W odniesieniu do tego typu pracowników pracodawca ma bowiem możliwość ustalenia rzeczywistego przebiegu i wymiaru czasu pracy w ramach ich zmiany roboczej. Może to uczynić na podstawie przyjętego systemu rejestracji godzin pracy świadczonych w miejscu pracy, czyli w siedzibie bądź w oddziale (np. listy obecności z rubryką przeznaczoną na odnotowywanie godzin przyjścia i wyjścia, systemu RCP itp.).

Pozazakładowa forma świadczenia pracy wykonywanej w tych warunkach w sposób stały to jedyne przesłanki stosowania omawianego ryczałtu. Tego typu przesłanką w żadnej mierze nie może być natomiast fakt, że stosowanie ryczałtu leży w interesie pracowników, z uwagi na to, iż pracodawca świadomie ustalił go w wysokości zawyżonej.

Fakt wypłacania wynagrodzenia w niższej wysokości spowodowany stosowaniem zwyczajnego (nie-ryczałtowego) systemu rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych pracodawca może zrekompensować wypłatą innych składników wynagrodzenia towarzyszących wynagrodzeniu zasadniczemu, np. premią uznaniową, czy dodatkiem stażowym.