Art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje przychody ze stosunku pracy jako wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód ze stosunku pracy stanowią te świadczenia, które pracownik otrzymał od pracodawcy w związku z łączącym ich stosunkiem prawnym. Zwrot opłat za parking i przejazd autostradą może zatem zostać uznany za przychód ze stosunku pracy. Obowiązek jego dokonania wynika z łączącego pracownika i pracodawcę stosunku prawnego. Podróż służbowa stanowi bowiem zadanie służbowe wykonywane na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy).

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia z podatku dochodowego diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W celu ustalenia, czy zwrot opłat za parking i przejazd autostradą zwolniony jest z podatku, odwołać się należy do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwanego dalej rozporządzeniem.

Z § 2 tego rozporządzenia wynika, iż z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje:

Pojęcie innych niezbędnych wydatków obejmuje opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia). Zwraca się je pracownikowi w udokumentowanej wysokości (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

Zatem, dokonując rozliczenia podróży służbowej, pracownik obowiązany jest załączyć stosowne dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli ich przedstawienie nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).