Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi przychód ze stosunku pracy. Art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód ze stosunku pracy nakazuje bowiem uważać wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

W szczególności przychód ze stosunku pracy stanowią: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Obowiązek pracodawcy wypłaty pracownikowi ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej statuuje art. 237⁹ § 3 kodeksu pracy. Wynika z niego, iż w przypadku gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Tym samym przychód w postaci ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może zostać ustalona na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków z pralni lub w oparciu o aktualne ceny rynkowe stosowane w pralniach. Może ona zostać ustalona również we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika. Porozumienie to winno uwzględniać aktualne cen rynkowe zużytych przez pracownika na pranie: środka piorącego, wody oraz energii elektrycznej.

Z uwagi na użyty w art. 237⁹ § 3 kodeksu pracy zwrot „w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika”, przyjmuje się, iż ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych korzysta ekwiwalent w zakresie odpowiadającym faktycznie poniesionym przez pracownika tytułem prania odzieży roboczej kosztom. Zwrócił na to uwagę Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 7 lutego 2013 r., nr ITPB2/415-1014/12/MU. Stanął on na stanowisku, iż „stosownie do treści art. 12 ust. 1 ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.”.