Art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych przyjmuje zasadę, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Z przepisu zatem jednoznacznie wynika, iż musi istnieć związek pomiędzy wydatkiem a uzyskaniem przez podatnika przychodu.

Pojęcie kosztów uzyskania przychodów nie obejmuje wydatków wymienionych w art. 23 ustawy. Należą do nich m.in. wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów, straty powstałe w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności.

Od przyjętej w art. 22 ust. 1 ustawy reguły ustawodawca przyjął jednak kilka wyjątków. Jeden z nich statuuje art. 22 ust. 2 ustawy. Przepis ten stanowi, iż koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. 250 zł miesięczne (obecnie 111,25 zł), a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 000 zł (obecnie 1 335,00 zł) – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 4 500 zł za rok podatkowy (obecnie 2 002,05 zł) – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. 300 zł miesięcznie (obecnie 139,06 zł), a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 600 zł (obecnie 1 668,72 zł) – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 5 400 zł za rok podatkowy (obecnie 2 502,56 zł) – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

W tej wysokości będą one stosowane jednak dopiero od 1 stycznia 2020 roku. Od dnia 1 października 2019 r. do dnia 31 grudnia 2019 r. miesięczne koszty uzyskania przychodów wynoszą:

1. 250 zł - w przypadku, o którym mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1;
2. 300 zł - w przypadku, o którym mowa w art. 22 ust. 2 pkt 3.

Przy obliczaniu podatku za 2019 r. koszty uzyskania przychodów za rok podatkowy:

1. wynoszą nie więcej niż 1751 zł 25 gr - w przypadku, o którym mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2626 zł 54 gr - w przypadku, o którym mowa w art. 22 ust. 2 pkt 2;
3. wynoszą łącznie nie więcej niż 2151 zł 54 gr - w przypadku, o którym mowa w art. 22 ust. 2 pkt 3;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 3226 zł 92 gr - w przypadku, o którym mowa w art. 22 ust. 2 pkt 4.

W przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się miejsce jego pracy, faktyczne koszty uzyskania przychodów dość często mogą różnić się od ustawowego ryczałtu.

W takim przypadku zastosowanie ma art. 22 ust. 11 ustawy. Przepis ten stanowi, iż w przypadku gdy roczne koszty uzyskania przychodów m.in. ze stosunku pracy są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Przepis art. 22 ust. 11 ustawy wymaga, aby faktyczne koszty przejazdów zostały udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Chodzi tutaj o bilety, które w swej treści określają osobę uprawnioną do korzystania z niego i uprawniają ją do korzystania z komunikacji przez pewien okres czasu.