Pracodawcy często zapominają przekazać pracownikom informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Narażają się w ten sposób na zarzut naruszenia przepisów prawa pracy.

Zgodnie z art. 29 § 3 kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o dodatkowych warunkach zatrudnienia, w tym również o wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Obowiązek przekazania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia dotyczy również umów o pracę zawieranych z pracownikami w trakcie roku kalendarzowego. Pojawia się wówczas problem związany z wskazaniem wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Aby ustrzec się błędów w tym zakresie należy pamiętać o treści art. 1551 kodeksu pracy.

Zatem wskazując wymiar urlopu najpierw trzeba ustalić, czy umowa z danym pracownikiem została zawarta na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego, czy też na okres nie krótszy niż do końca roku kalendarzowego. Jeżeli zawieramy umowę zawartą na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego wówczas wyliczamy wymiar urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. W informacji przekazywanej do umowy o pracę wskazujemy wymiar urlopu ustalony w ujęciu proporcjonalnym do okresu zatrudnienia.

Jeżeli natomiast zawieramy umowę na czas nie krótszy niż do końca roku kalendarzowego, wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi ustalamy proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego. W informacji o warunkach zatrudnienia można się wówczas odnieść się odrębnie do urlopu przysługującego pracownikowi w poszczególnych latach.