Zgodnie z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy jednym z obowiązków pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten ciąży na pracodawcy przez okres 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy.

Podstawowe zasady stanowiące wskazówkę dla wypełnienia wskazanego wyżej obowiązku zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284). Wynika z niego, że:

1. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny być sytuowane na gruncie suchym, niegrożącym osunięciem, położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych oraz posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.
2. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi
   i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.
3. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem oraz nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.
4. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
5. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów. Należy w nich eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

Podkreślenia wymaga jednak, że każdy sposób, niezależnie od wskazówek wynikających z wskazanego wyżej rozporządzenia, zastosowany przez pracodawcę, zabezpieczający dokumentację pracowniczą przed uszkodzeniem i zniszczeniem będzie dobrym sposobem.

Wypełnienie przez pracodawców ciążącego na nich obowiązku właściwego zabezpieczania przechowywanej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników powinno być przez nich respektowane, ponieważ może rodzić negatywne skutki w postaci popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Zgodnie bowiem z treścią art. 281 pkt 7 kodeksu pracy, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30000 zł.

W konsekwencji, w przypadku ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, gdy okaże się, że pracodawca nie może przedłożyć żądanych przez inspektora pracy dokumentów, np. akt osobowych, z uwagi na fakt, iż były niewłaściwie przechowywane i uległy zniszczeniu, musi liczyć się z koniecznością poniesienia odpowiedzialności wykroczeniowej.