Bez wątpienia jest to działanie zapobiegawcze, chroniące pracodawcę przed stwierdzeniem przez pracownika, że nie otrzymał żadnego rozwiązania z nim umowy. Podkreślenia wymaga fakt, że każdy świadek będzie dobrym świadkiem. Zgodnie natomiast ze stanowiskiem przyjętym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w decyzji z dnia 23 listopada 2014 r. osoba będąca świadkiem przy wręczaniu wypowiedzenia pracownikowi powinna mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie. Może to być upoważnienie szczególne, którego zakres obejmuje wyłącznie dokonanie tej czynności. Jak bowiem wskazał GIODO we wskazanej wyżej decyzji, upoważnienie wystarczającym będzie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w ramach udziału w czynnościach związanych z wręczeniem wypowiedzenia umowy o pracę, udzielone przed dokonaniem owej czynności. Zgodnie bowiem z treścią art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych.

Wypowiedzenie umowy o pracę zawiera dane osobowe pracownika, którego dotyczy, gdyż za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest natomiast osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Reasumując, pracodawca, który chce złożyć pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę w obecności innego pracownika, powinien zadbać, aby osoba ta miała upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie.

Natomiast dla celów dowodowych, w szczególności w postępowaniu sądowym, każdy świadek dokonania czynności wręczenia pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę będzie dobrym świadkiem i z jego pomocą można będzie wykazać, że do złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę faktycznie doszło, gdyby pracownik zaprzeczał takim okolicznościom faktycznym.