Dokumenty do wglądu według kodeksu pracy

W kodeksie pracy ustawodawca przewidział obowiązek udostępnienia pracownikowi określonych dokumentów. Co do zasady dotyczy to dwóch przypadków. Pierwszym z nich jest dokumentacja płacowa, drugim natomiast ewidencja czasu pracy. W świetle art. 85 § 5 kodeksu pracy pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Będą to wszelkie zestawienia, informacje, wyliczenia sporządzone w zakładzie pracy w celu obliczenia wysokości pracowniczego wynagrodzenia, a także innych świadczeń ze stosunku pracy. Według art. 149 § 1 kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Ustawa o ochronie danych osobowych

Prawa osoby, której dane dotyczą, zostały uregulowane w Rozdziale 4 ustawy o ochronie danych osobowych (art. 32 – art. 35 ustawy). Należą do nich m.in.:

• prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych
  w zbiorach danych,
• prawo do bycia poinformowanym o prawach przysługujących tej osobie,
• prawo do wskazania, że dane są niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane obligujące administratora do podjęcia stosownych działań.

W ramach pierwszego z uprawnień osoba, której dane dotyczą (np. pracownik), ma prawo do:

• uzyskania wyczerpującej informacji, czy taki zbiór istnieje,
• uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych zawartych w takim zbiorze,
• uzyskania informacji, od kiedy przetwarza się w zbiorze dane jej dotyczące,
• uzyskania informacji o sposobie udostępniania danych, a w szczególności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane te są udostępniane,
• żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane
  z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Zdaniem GIODO…

Odpowiedzi na pytanie dotyczące prawa wglądu przez pracownika do dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez byłego pracodawcę udzielił Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. W swojej interpretacji uznał, iż każdy administrator danych (w tym przypadku były pracodawca) ma obowiązek udzielenia informacji osobie, której dane dotyczą, w trybie ustawy o ochronie danych osobowych. Taka powinność wynika wprost z ustawy o ochronie danych osobowych, a konkretnie z art. 32 ust. 1 pkt 5. Każda osoba (w tym przypadku pracownik) ma prawo do uzyskania informacji o sposobie udostępniania danych, w szczególności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane są udostępniane. W świetle przepisu art. 33 ust. 1 ustawy, na wniosek osoby, której dane dotyczą, administrator danych (każdy były pracodawca) jest zobowiązany, w terminie 30 dni, poinformować o przysługujących jej prawach oraz udzielić informacji, o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1 – 5a.