Zgodnie z art. 232 kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. 

Zasady zapewniania pracownikom napojów profilaktycznych określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28.05.1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996 r., Nr 60, poz. 279).

Rozporządzenie nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom napojów w ilości zaspokajającej ich potrzeby, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^oC, pracodawca zobowiązany jest zapewnić im napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Obowiązek zapewnienia napojów profilaktycznych pracownikom zatrudnionym we wspomnianych warunkach jest niezależny od obowiązku wynikającego z § 112 rozporządzenia z dnia 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.), tj. obowiązku zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów.

Napoje profilaktyczne powinny być wydawane przez pracodawcę w naturze i dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej w nielimitowanej ilości. Obowiązek ich dostarczenia spoczywa bezpośrednio na pracodawcy i jako taki nie powinien zostać przekształcony w zobowiązanie do samodzielnego zaopatrywania się w napoje profilaktyczne przez pracowników. Rozporządzenie jednoznacznie wyklucza możliwość zastąpienia obowiązku faktycznego zapewnienia napojów profilaktycznych wypłatą ekwiwalentu pieniężnego (zob. § 8 rozporządzenia). Tymczasem opisana w zapytaniu praktyka polegająca na samodzielnym nabywaniu przez pracowników napojów, których wartość jest przez pracodawcę refinansowana w postaci bonów żywnościowych, stanowi w istocie postać ekwiwalentu, na który rozporządzenie nie zezwala.

Poza tym wskazać należy, że system bonów żywnościowych nie gwarantuje należytej realizacji omawianego obowiązku. Pracodawca nie ma bowiem pewności, czy pracownik rzeczywiście zaopatrzy się na ich podstawie w napoje profilaktyczne, czy też dokona ich wymiany na inne produkty spożywcze.