Mobilność pracowników, praca „w terenie” i inne podobne sytuacje kojarzą się z pracowniczymi wyjazdami, niekiedy z tzw. podróżami służbowymi. Czy pracodawca jest związany przepisami prawa powszechnego? Czy i jak może wprowadzić „własne” zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej?

Prawo powszechne

Obowiązujące wszystkich pracodawców akty to z całą pewnością kodeks pracy oraz rozporządzenia wykonawcze. W samym kodeksie pracy w art. 77⁵ ustawodawca:

• definiuje podróż służbową,
• zawiera delegację ustawową do wydania rozporządzenia wykonawczego wskazującego wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju oraz
• określa tryb wprowadzenia regulacji dotyczących podróży służbowych do zakładów pracy sektora prywatnego.

Od 01 marca 2013 roku kwestie „techniczne” związane z podróżami służbowymi reguluje rozporządzenie MPiPS z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Prawo wewnątrzzakładowe

W świetle art. 77⁵ § 3 kodeksu pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy innego niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się:

• w układzie zbiorowym pracy lub
• w regulaminie wynagradzania albo
• w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Z formalnego punktu widzenia więc, aby skutecznie wprowadzić „własne” zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej istotnym jest przestrzeganie trybów dotyczących ustalania poszczególnych wymienionych powyżej „źródeł” prawa wewnątrzzakładowego, a mianowicie:

• art. 238 i n. kodeksu pracy – w przypadku układów zbiorowych pracy,
• art. 77¹ i n. kodeksu pracy – w przypadku regulaminów wynagradzania, należy pamiętać, iż jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania.
• art. 29 kodeksu pracy – w przypadku samej treści umowy o pracę.

Praktycznie…

Mając na uwadze zapisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym rozporządzenia z 29.01.2013r., w treści prawa wewnątrzzakładowego warto byłoby umieścić zapisy dotyczące m.in.:

• warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, w tym np.: wysokość diet, terminy i sposoby wypłat należności z tytułu podróży służbowych,
• sposobu polecania wyjazdu służbowego, w tym np. osoby formalnie uprawnione do wydawania poleceń wyjazdu służbowego czy też środki transportu,
• sposobu dokumentowania i rozliczania wyjazdu służbowego (vide wyrok WSA we Wrocławiu z 26.1.2007 r., I SA/Wr 1332/06, Monitor Podatkowy Nr 10/2007; wyrok WSA w Gdańsku z 3.1.2008 r., I SA/Gd 608/07, niepubl.)

Podsumowując należy podkreślić, iż postanowienia prawa wewnątrzzakładowego nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wynikająca z powołanego powyżej rozporządzenia MPiPS.