Umowa o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy

Umowa o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy stanowi rodzaj umowy na czas określony. Jest ona zawierana, gdy zachodzi konieczność zapewnienia zastępstwa za innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej absencji w pracy, np. spowodowanej chorobą, korzystaniem z urlopów związanych z rodzicielstwem. Przy czym okres, na jaki zwarta zostaje umowa, nie musi pokrywać się z okresem usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika w pracy.

Do umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy nie mają zastosowania limity w zawieraniu umów na czas określony. Zastępstwo innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy stanowi bowiem okoliczność wyłączającą stosowanie limitów w zawieraniu umów na czas określony, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 1 k.c.     

Treść umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy

Umowa o pracę zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownia w pracy powinna zawierać wszystkie elementy przedmiotowo istotne umowy o pracę wskazane w art. 29 § 1 k.p., tj. strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy.

Treść umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy nie musi stanowić wiernego powtórzenia umowy o pracę zawartej z zastępowanym pracownikiem. Warunki zatrudnienia zastępcy mogą się różnić się od warunków umowy o pracę zawartej z zastępowanym pracownikiem m.in. w zakresie wymiaru etatu czy wysokości wynagrodzenia.

Z art. 29 § 1¹ k.p. wynika konieczność nadania szczególnego brzmienia umowie o pracę na czas określony, która jest zawierana z wyłączeniem ustawowych ograniczeń, w tym w szczególności umowie zawartej w celu zastępstwa nieobecnego pracownia w pracy. Nakłada on na strony stosunku pracy obowiązek wskazania u umowie o pracę informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie tej umowy.

Informacja o okolicznościach uzasadniających zawarcie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy

Ustawodawca nie precyzuje sposobu, w jaki powinna zostać zredagowana informacja o okolicznościach uzasadniających zawarcie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy.

W związku z tym pojawiły się wątpliwości, czy powinna ona obejmować personalia nieobecnego pracownika.

Za wiążące w tym zakresie należy uznać stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W jego ocenie „zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne, zważywszy na pozostawioną mu przez ustawodawcę możliwość swobodnego kształtowania umowy o pracę (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 k.p.) Jednak, w sytuacji gdy pracodawca podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność takiego działania.”.

Mając na względzie powyższe, przyjąć należy, iż określając cel zawarcia umowy o pracę na czas określny w przypadku, o którym mowa w art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p., wskazać należy imię i nazwisko nieobecnego pracownika oraz zamieścić informację, że to właśnie w celu jego zastępstwa umowa jest zawierana.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl