Pracownik, który nie wykorzystał „w naturze” urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Zasady ustalania jego wysokości określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.). Niezbędnym elementem tych ustaleń jest współczynnik, o którym mowa w § 19 rozporządzenia.  

Przedmiotowy współczynnik służy określeniu ekwiwalentu za 1 dzień urlopu i jest  ustalany odrębnie dla każdego roku kalendarzowego w następujący sposób:

1). od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmujemy łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel (LN), świąt (LŚ) oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (DW),

2). wynik w/w działania dzielimy się przez 12 (zob. § 19 ust. 2 rozporządzenia)

Można to przedstawić w formie następującego wzoru:

LD – (LN + LŚ + DW)

12

Rok 2016 jest rokiem przestępnym, co oznacza że będzie liczył sobie 366 dni. Wystąpią w nim 52 niedziele, 9 świąt przypadających w dniu innym niż niedziela (określonych w art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18.01.1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. z 2015 r., poz. 90)) oraz 53 dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Podstawiając te dane do wzoru otrzymujemy liczbę 21, co wynika z następującego równania:  

366 – (52 + 9 + 53)

12

W przypadku pracownika zatrudnionego na niepełnym etacie, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Dla poniżej przedstawionych etatów współczynnik będzie wynosił odpowiednio:

Ustalony na powyższych zasadach współczynnik wykorzystywany jest do wyliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, który pracownik nie wykorzystał w całym okresie zatrudnienia. Na tę pulę składa się więc zarówno urlop za rok bieżący jak i urlop zaległy. Oznacza to, że do obliczenia ekwiwalentu zawsze używamy współczynnika obowiązującego w roku ustania stosunku pracy, nawet jeśli ekwiwalentem rekompensujemy urlop niewykorzystany w roku ubiegłym, w którym obowiązywał inny współczynnik.