Określone w art. 130 kodeksu pracy (dalej: KP) zasady ustalania obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (tzw. nominału) znajdują odpowiednie zastosowanie w przypadku, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu rozliczeniowego. Przypadki takie mają miejsce wtedy, gdy pracownik odchodzi z firmy przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, jak również wtedy, gdy podejmuje pracę w trakcie trwającego już okresu rozliczeniowego. W takich sytuacjach niejednokrotnie zdarza się, że ustalony na część okresu rozliczeniowego nominał cząstkowy wykazuje powstanie średniotygodniowych godzin nadliczbowych.

Omawiane sytuacje powstają najczęściej w przypadku stosowania systemu równoważnego czasu pracy. Niemniej jednak mogą one również wystąpić w ramach podstawowego systemu czasu pracy, jeżeli stosowany w jego ramach rozkład czasu pracy cechuje się nieregularnym rozłożeniem dni pracy w poszczególnych tygodniach.

Pracodawcy, którzy nie ustalili stałego drugiego dnia wolnego od pracy (pierwszym z nich jest niedziela, zob. art. 151⁹ § 1 KP) z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy mogą go wyznaczać na bieżąco w różne dni tygodnia od poniedziałku do soboty na etapie tworzenia harmonogramu czasu pracy (tzw. grafiku). Powstający w ten sposób grafik może przewidywać zwiększoną liczbę dni pracy w niektórych tygodniach okresu rozliczeniowego (np. praca po 6 a nawet 7 dni w tygodniu) przy proporcjonalnym zmniejszeniu liczby dni pracy w innych tygodniach tego okresu rozliczeniowego (praca przez mniej niż 5 dni w tygodniu), dzięki czemu liczba godzin pracy w przeciętnym tygodniu nie przekroczy 40. W takiej sytuacji rolę drugiego dnia wolnego w kolejnych tygodniach okresu rozliczeniowego może pełnić za każdym razem inny dzień. Umiejętne zarządzanie tego typu elastycznym rozkładem czasu pracy pozwala na osiągnięcie zamierzonego celu (zapewnienie wymaganej obsady w dniach zwiększonego zapotrzebowania na pracę), przy jednoczesnym uniknięciu powstania godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

Ryzyko powstania takich sytuacji jest wprost proporcjonalne do długości stosowanego okresu rozliczeniowego; im dłuższy okres rozliczeniowy tym większe ryzyko, że stosunek pracy z danym pracownikiem może nie dotrwać do jego zakończenia. Ustanie stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego wymaga ustalenia ilości godzin faktycznie przepracowanych w relacji do ilości godzin, które pracownik powinien przepracować w ramach skróconego okresu rozliczeniowego, tj. od jego rozpoczęcia do wcześniejszego zakończenia.

Przykład

Pracownik świadczy pracę w podstawowym systemie czasu pracy w ramach 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego pokrywającego się z kwartałami. Jego grafik zakładał pracę po 4-6 dni w każdym z tygodni okresu rozliczeniowego i był zaplanowany tak, aby na zamknięciu okresu rozliczeniowego nie powstały godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia 40-godzinnej normy średniotygodniowej. Pracownik ten nie pracował ponad 8 godzin na dobę, jednak w niektóre tygodnie świadczył pracę od poniedziałku do soboty. Umowa rozwiązała się w dniu 21.11.2015 r. na skutek jej wypowiedzenia przez pracodawcę. Do tego momentu pracownik przepracował 320 godzin.

Ustalony na podstawie art. 130 KP nominał dla 3-miesięcznego pełnego okresu rozliczeniowego obejmującego: październik, listopad i grudzień wynosi 504 godziny, co wynika z poniższego wyliczenia:

(40 godz. x 13 tygodni) + (8 godz. x 1 dzień) - (8 godz. x 3 święta)

Natomiast nominał ustalony dla skróconego okresu rozliczeniowego, trwającego od 1.10. do 21.11.2015 r. wyniesie: 296 godzin, co wynika z poniższego wyliczenia:

(40 godz. x 7 tygodni) + (8 godz. x 3 dni) - (8 godz. x 1 święto)

Mając na uwadze fakt, iż pracownik nie przepracował w tym okresie ani jednej godziny nadliczbowej wynikającej z przekroczenia normy dobowej, godziny przekraczające nominał ustalony dla skróconego okresu rozliczeniowego będą stanowić średniotygodniowe godziny nadliczbowe, za które pracownik powinien otrzymać normalne wynagrodzenie powiększone o 100% dodatek. W naszym przykładzie godzin takich jest 24 (320 - 296).

Analogiczne zasady ustalania nominału cząstkowego obowiązują w przypadku, gdy stosunek pracy powstaje w trakcie okresu rozliczeniowego.