Zasady sporządzania harmonogramów czasu pracy

Przepis art. 129 § 3 k.p. statuuje obowiązek sporządzania przez pracodawcę rozkładów czasu pracy pracowników, zwanych potocznie harmonogramami lub grafikami. Z przepisu wynika, iż rozkład czasu pracy może być sporządzony w formie pisemnej, jak i elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc.

Pracodawca obowiązany jest przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład (art. 129 § 3 k.p. in fine).

W art. 129 § 4 k.p. ustawodawca wyliczył przypadki, w których na pracodawcy nie ciąży obowiązek stworzenia harmonogramu czasu pracy. Stosownie do dyspozycji tego przepisu pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1, albo z umowy o pracę;
2. w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w § 1; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
3. na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹;
4. na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Wiele wątpliwości praktycznych budzi kwestia zmiany wcześniej ustalonych i podanych do wiadomości pracowników harmonogramów. Przepisy prawa nie określają zasad i trybu wprowadzania takich zmian.

Stanowisko Głównego Inspektora Pracy

W przedmiocie dopuszczalności zmian w grafiku wypowiedział się Główny Inspektor Pracy w stanowisku z dnia 6 kwietnia 2009 roku (GPP-417-4560-19/09/PE/RP). W ocenie GIP, co do zasady, harmonogram czasu pracy nie może być zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy oraz Kodeksie pracy. Do kodeksowych przypadków uzasadniających zmianę grafiku GIP zalicza: oddanie czasu wolnego za nadgodziny (art. 151² k.p.) oraz oddanie czasu wolnego za pracę w niedziele lub święto (art. 151¹¹k.p.). Do katalogu stworzonego przez GIP należy dodać sytuację opisaną w art. 151³ k.p., tj. oddanie czasu wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Należy zaznaczyć, iż w związku ze zmianą przepisów, która miała miejsce w 2013 roku, powyższe stanowisko budzi wątpliwości. Dotyczą one m.in. terminu, w jakim powinna nastąpić zmiana grafiku. Jednakże do dnia dzisiejszego GIP nie zajął jednoznacznego stanowiska w przedmiocie zaistniałych wątpliwości.

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej

Cenne uwagi w przedmiocie zasad dokonywania zmian w harmonogramie czasu pracy poczyniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 18 października 2013 roku. W ocenie Ministerstwa zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych. Ministerstwo zauważyło, iż przepis art. 129 § 3 k.p. nie wskazuje terminu, w jakim zmiany powinny być dokonywane. W związku z tym regulacja w tym zakresie może być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy.

Z pisma z dnia 18 października 2013 roku jednoznacznie wynika, iż Ministerstwo akceptuje możliwość zmiany rozkładów czasu pracy.

Zmiana harmonogramu w praktyce

Za słuszny należy uznać pogląd, iż pracodawca powinien ustalić zasady zmiany harmonogramu czasu pracy w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. w regulaminie pracy, a w przypadku pracodawcy, na którym nie ciąży obowiązek tworzenia regulaminu, w treści obwieszczenia.

W regulacji wewnątrzzakładowej określającej zasady zmiany grafiku pracodawca powinien określić przypadki, w których taka zmiana jest dopuszczalna, np. wystąpienie nieobecności w pracy innego pracownika związanej z chorobą, urlopem, opieką nad dzieckiem lub członkiem rodziny oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Przepisy wewnątrzzakładowe powinny określać zasady, według których następuje zmiana grafiku, tj. formę, w jakiej powinna zostać dokonana zmiana, formę, w jakiej pracodawca powinien poinformować pracownika o zmianie grafiku, oraz informację o terminie zawiadomienia pracownika o dokonanej zmianie. Wydaje się, iż zasadnym byłoby przyjęcie reguły, iż zmiana grafiku powinna zostać dokonana w tej samej formie, w jakiej został sporządzony grafik.