Dane osobowe, których ujawnienia może się domagać pracodawca od kandydata na pracownika

Pracodawca nie może domagać się od kandydata na pracownika wszelkich danych osobowych. Ich zakres został ograniczony przez ustawodawcę. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 22¹ §  1  k.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców;
3. datę urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Poza wskazanymi powyżej danymi pracodawca może domagać się od kandydata na pracownika ujawnienia innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22¹ § 4 k.p.). Taki wymóg mogą statuować m.in. pragmatyki pracownicze. Przykładowo art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 902 z późn. zm.) w stosunku do pracowników samorządowych zatrudnianych na podstawie wyboru lub powołania wprowadza wymóg braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Kandydat na pracownika musi zatem ujawnić dotyczące go dane o niekaralności.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą (art. 22¹ § 3 k.p.).

Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych

Przesłanki dopuszczalności przetwarzania danych osobowych reguluje art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o ochronie danych osobowych. Przepis ten stanowi, iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

1. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi
   o usunięcie dotyczących jej danych;
2. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
3. jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
4. jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
5. jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Przetwarzanie danych osobowych kandydatów na pracowników za ich zgodą czy bez tej zgody?

Żądanie przez pracodawców od kandydatów na pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych jest nieuprawnione. Podstawę przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników stanowi bowiem art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Przepis ten stanowi podstawę przetwarzania danych osobowych w sytuacji, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Prawo do żądania przez pracodawcę określonych danych osobowych i obowiązek ich ujawnienia przez kandydata na pracownika wynika z art. 22¹ § 1 k.p. oraz przepisów szczególnych, o których mowa w art. 22¹ § 4 k.p.

W judykaturze przyjmuje się, iż wyrażenie przez kandydata na pracownika zgody na przetwarzanie jego danych nie stanowi okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22¹ k.p. Takie działanie stanowi naruszenie rzeczonego przepisu. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie wyrażonej w wyroku z dnia 1 grudnia 2009 r., sygn. akt I OSK 249/09: „ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 ustawy z dnia 26 marca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu wyrażenia zgody przez pracownika za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu Kodeksu pracy. Rozszerzenie katalogu danych określonych w art. 22¹ Kodeksu pracy nie może nastąpić przez zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych także z tego powodu, że prowadziłoby do naruszenia zasady adekwatności wyrażonej w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych.”.

Podstawę dopuszczalności przetwarzania danych osobowych pracowników stanowi natomiast art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych. Przepis ten dopuszcza przetwarzanie danych osobowych stron umowy w razie konieczności realizacji zawartej przez nie umowy. Tym samym również do przetwarzania danych osobowych pracownika nie jest potrzebna jego zgoda.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl