W świetle Konstytucji oraz ustawy z dnia 29.08.1997 r.

Regułą dotyczącą danych osobowych jest ich ochrona i zabezpieczenie. Zgodnie bowiem z art. 47 Konstytucji RP każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Jak wynika natomiast z art. 51 ust. 1 Konstytucji, nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

Również sama ustawa o ochronie danych osobowych jako zasadę przewiduję „opiekę” nad tymi danymi, co wynika wprost z art. 1 ust. 1: Każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych.

Katalog informacji, które może pozyskać pracodawca

Zakres danych dostępnych pracodawcy został wskazany w art. 221 kodeksu pracy i jest uzależniony od statusu osoby, której dotyczą, a mianowicie tego czy jest ona kandydatem na pracownika, czy też już samym pracownikiem. W pierwszym przypadku pracodawca może żądać następujących danych:

- identyfikacyjnych (imię / imiona i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania / adres do korespondencji),
- „zawodowych”, tj. wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
W przypadku pracownika może dodatkowo żądać: innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz numeru PESEL pracownika.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, tylko jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Dopuszczalność przetwarzania danych oraz obowiązek wykonywania poleceń służbowych

W zakresie nieuregulowanym w kodeksie pracy do danych osobowych stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych (art. 221 § 5 kodeksu pracy). Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych została natomiast określona w art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych. Może to nastąpić m.in. jeśli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub też w sytuacji, w której osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę (chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych).
W świetle art. 100 § 1 kodeksu pracy pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową
o pracę.

Zdaniem Sądu Najwyższego…

Kwestią dopuszczalności zobowiązania pracownika do podania innych danych osobowych niż wskazane w kodeksie pracy zajął się Sąd Najwyższy w jednym ze swoich orzeczeń. W wyroku z dnia 5 sierpnia 2008 r. (I PK 37/08, OSNP 2010/1-2/4, OSP 2011/2/20) uznał, iż „niewymienione w art. 221 k.p. informacje o pracowniku i kandydacie na pracownika (informacje dotyczące sfery osobistej) ustawodawca uznał generalnie za niedostępne pracodawcy, chyba że zezwala na to przepis szczególny (…) Za przepisy odrębne, ustanawiające obowiązek udzielania przez pracownika informacji stanowiących jego dane osobowe, nie mogą być uznane ogólne przepisy prawa pracy dotyczące obowiązków pracowniczych, na przykład art. 100 § 1 k.p.”. W ocenie sądu zachowanie pracownika polegające na odmowie udzielenia informacji, których nie wymaga od niego ustawa, nie może wywoływać zatem negatywnych konsekwencji dla pracownika.