Zakres informacji wymieniony we wskazanych wyżej aktach prawnych stanowi katalog zamknięty, co oznacza, że innych informacji nie można żądać, chyba że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Zatem od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można żądać co do zasady podania imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania, informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, wypełnionego kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie w tym roku, w którym taka osoba ubiega się o zatrudnienie, zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do pracy. Innych danych osobowych można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jedynie w przypadku, gdy odrębne przepisy przewidywały taki obowiązek. Natomiast od pracownika, czyli od osoby już zatrudnionej na podstawie stosunku pracy, można żądać podania numeru PESEL oraz innych danych osobowych pracownika, w tym także imion, nazwisk, dat urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Na żądanie pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu pracownik powinien okazać do wglądu dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający jego tożsamość. Uprawnienia pracodawcy do „obejrzenia” dokumentu tożsamości nie można natomiast utożsamiać w żadnej mierze z uprawnieniem do skopiowania tego dokumentu, a następnie zarchiwizowania kopii w aktach osobowych.

Należy bowiem zauważyć, że stosowanie tej praktyki prowadziłoby do gromadzenia przez pracodawcę danych osobowych, których przetwarzać w żadnej mierz nie może. Zakres danych osobowych, które można przetwarzać w związku z zatrudnieniem pracownika, jest bowiem ograniczony przede wszystkim przez wzgląd na treść art. 22¹ Kodeksu pracy. Opisana powyżej praktyka prowadziłaby natomiast do gromadzenia przez pracodawcę informacji o na przykład miejscu urodzenia, kolorze oczu czy wzroście pracownika, co nie znajduje uzasadnienia w obowiązującym porządku prawnym.