Zgodnie z art. 29 § 3² Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia obejmujących obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującą pracownika długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę oraz o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian. Dodatkowo, w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu, udzielenie wskazanej informacji powinno nastąpić nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Udzielenie pracownikowi informacji o zmianie wskazanych powyżej dodatkowych warunkach zatrudnienia powinno nastąpić w formie pisemnej, przy czym udzielenie informacji opisującej kształt uprawnień pracownika może nastąpić w postaci uproszczonej – poprzez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy (np. wskazanie odpowiedniego przepisu Kodeksu pracy lub obowiązującego w zakładzie Regulaminu Pracy).

Przykładem sytuacji, w której wskazana regulacja znajdzie zastosowanie, jest zmiana wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego z 20 dni w roku kalendarzowym na dni 26 (w związku z osiągnięciem 10-letniego stażu pracy). Wielu pracodawców w tej sytuacji, dążąc do uniknięcie konieczności zaktualizowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, gdy ulegnie podwyższeniu wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, już w momencie udzielenia pracownikowi informacji pierwotnej określa w niej datę, z upływem której zwiększy się wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Takiej praktyki nie można uznać za naganną, bowiem udzielając pracownikowi informacji opartej na art. 29 § 3 Kodeksu pracy zawsze można informację poszerzyć, zawrzeć w niej komunikaty wykraczające poza obligatoryjną treść informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia.

Postępowanie w opisany powyżej sposób nie pozwala jednak osiągnąć skutków, które zamierzali uzyskać pracodawcy przyjmując taki sposób udzielenia informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Celem przyjęcia zaprezentowanego powyżej sposobu udzielenia informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia było bowiem dążenia do uniknięcia konieczności zaktualizowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w chwili, gdy nastąpi zmiana uprawnień pracownika.

Przepis art. 29 § 3² Kodeksu pracy dość precyzyjnie określa natomiast moment, w którym odpowiednie informacje powinny zostać przekazane pracownikowi. Jak bowiem wynika z treści przepisu, przekazanie informacji powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian. Przepis art. 29 § 3² Kodeksu pracy określa zatem dość ściśle nie tylko zakres informacji przekazywanych pracownikowi, lecz również termin, w którym odpowiednie informacje mają zostać skierowane do pracownika. Biorąc pod uwagę cel wskazanego przepisu, jakim jestem poinformowanie pracownika o aktualnym kształcie jego uprawnień ze stosunku pracy, uzasadnionym jest pogląd, zgodnie z którym ustawodawca określa chwilę, w której określone informacje powinny mieć dla pracownika znaczenie. W konsekwencji należy uznać, iż wcześniejsze udzielenie informacji o zmianie warunków zatrudnienia nie jest błędem, ale nie zwalnia pracodawcy od ponownego przekazanie pracownikowi odpowiednich informacji, gdy już nastąpi zmiana warunków zatrudnienia.