Wypłacenie pracownikowi przez pracodawcę wynagrodzenia w kwocie wyższej niż należna może być wynikiem różnych zdarzeń, np. błędu przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia należnego pracownikowi, pomyłki osoby odpowiedzialnej za wykonanie przelewu lub dokonanie wypłaty, wystąpienia w danym miesiącu absencji po naliczeniu i wypłacie wynagrodzenia za ten miesiąc.

Pracownik, który uzyskał wynagrodzenie za pracę w kwocie wyższej niż należna, w zakresie nadwyżki jest bezpodstawnie wzbogacony. Bezpodstawnie wzbogacony pracownik powinien zwrócić uzyskaną korzyść. Przepisy kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu, stosowane odpowiednio na podstawie odesłania z art. 300 kodeksu pracy, nakładają bowiem na bezpodstawnie wzbogaconego obowiązek zwrotu uzyskanej korzyści. Zgodnie z dyspozycją art. 405 kodeksu cywilnego, kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości.

Na obowiązek zwrotu przez pracownika bezpodstawnie uzyskanego od pracodawcy wynagrodzenia wielokrotnie zwracał uwagę Sąd Najwyższy. Przykładowo w uchwale z dnia 8 grudnia 1994 r., sygn. akt I PZP 49/94, Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo.

Wydawać by się mogło, iż najprostszym sposobem odzyskania przez pracodawcę nienależnie wypłaconego pracownikowi kwot byłoby ich potrącenie z wynagrodzenia za pracę. Ustawodawca wprowadził jednak ograniczenia w możliwości dokonywania przez pracodawcę potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Z przepisu art. 87 § 1 kodeksu pracy wynika, iż bez zgody pracownika pracodawca może potrącić z wynagrodzenia za pracę jedynie sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, kary pieniężne przewidziane w art. 108 kodeksu pracy.

Bez zgody pracownika pracodawca może również odliczyć z wynagrodzenia za pracę wynagrodzenie bezpodstawnie wypłacone pracownikowi za okres nieobecności w pracy, za który nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 87 § 7 kodeksu pracy, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Odliczenie może zostać dokonane jedynie w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie. W razie upływu rzeczonego terminu, pracodawca nie będzie mógł dokonać odliczenia, o którym mowa w art. 87 § 7 kodeksu pracy, w kolejnym terminie płatności. Jedynie za zgodą pracownika pracodawca będzie mógł potrącić z wynagrodzenia kwoty bezpodstawnie wypłacone za okres nieobecności w pracy.

Potrącenie innych należności niż wyżej wymienione wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie (art. 91 § 1 kodeksu pracy). Zgoda powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej w dniu wyrażenia zgody wierzytelności, której wysokość jest już ustalona. Pracownik nie może wyrazić zgody na potrącenie wierzytelności mogących dopiero powstać w przyszłości, których wysokość jest jeszcze nieznana. Co więcej, zgoda pracownika na potrącenie z wynagrodzenia za pracę jest skuteczna wyłącznie do wysokości kwoty wolnej od potrąceń określonej w art. 91 § 2 kodeksu pracy.

W razie nieudzielenia przez pracownika zgody na potrącenie z wynagrodzenia za pracę nienależnie wypłaconych mu przez pracodawcę kwot, pracodawca może dochodzić ich zwrotu wyłącznie przed sądem w drodze powództwa o zapłatę. Podstawę żądania pracodawcy stanowią wspomniane przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Pracodawca, występując do sądu z żądaniem zwrotu bezpodstawnie wypłaconych pracownikowi świadczeń, powinien pamiętać, iż obowiązek zwrotu świadczenia wygasa, jeżeli ten, kto je uzyskał, zużył je lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją mógł liczyć się z obowiązkiem jej zwrotu (art. 409 kodeksu pracy).

Warto zwrócić jednak uwagę, że pracownik nie musi się liczyć z obowiązkiem zwrotu m.in. w przypadku, gdy świadczenie wypłacane jest przez pracodawcę posługującego się przy ustalaniu kwoty wynagrodzenia wyspecjalizowanymi służbami (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 408/00).