Ustawodawca przewidział je w art. 155¹ i 155² kodeksu pracy. Na tej podstawie urlop proporcjonalny przysługuje:

• u dotychczasowego pracodawcy w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego;
• u pracodawcy, w którego pracownik podejmuje zatrudnienie w trakcie tego samego roku lub kolejnego roku kalendarzowego;
• w razie powrotu pracownika do pracy u dotychczasowego pracodawcy po trwającej co najmniej miesiąc w przerwie w świadczeniu pracy spowodowanej przyczynami określonymi enumeratywnie w § 1 art. 155² kodeksu pracy.

Na wymiar urlopu wypoczynkowego i udzielenie go w oparciu o zasadę proporcjonalności mają wpływ tylko te okresy nieobecności pracownika w pracy, które wskazał ustawodawca. Są to trwające co najmniej jeden miesiąc okresy:

1. urlopu bezpłatnego,
2. urlopu wychowawczego,
3. odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygotowawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
4. tymczasowego aresztowania,
5. odbywania kary pozbawienia wolności,
6. nieusprawiedliwionej nieobecności pracy.

Z uwagi na to, że analizowane przypadki stanowią wyjątki od zasady pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego, musza być one analizowane ściśle. Dlatego też w razie wystąpienia innych przyczyn nieobecności w pracy pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w pełnym wymiarze.

Jeżeli pracownik powrócił do pracy po co najmniej jednomiesięcznej nieobecności spowodowanej okolicznościami wymienionymi w punktach 1 i 3-6 powyżej, już po nabyciu prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, to wymiar jego urlopu ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Nie stanie się tak, jeżeli pracownik przed przerwą w pracy wykorzystał urlop wypoczynkowy w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Warto pamiętać, że nie dochodzi do proporcjonalnego obniżenia wymiaru urlopu pracownika, który w tym samym roku kalendarzowym, w którym nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, powraca do pracy po trwającym co najmniej miesiąc okresie nieobecności wywołanej urlopem wychowawczym.