Szczególny charakter urlopu na żądanie przejawia się w tym, że przewidziane na jego potrzeby 4 dni zwolnienia od pracy zostały wyodrębnione z przysługującej pracownikowi puli urlopowej i wyłączone z obowiązku planowania, a tym samym oddane do swobodnej dyspozycji pracownika (zob. art. 163 § 1 zdanie 3 KP). Urlop „na żądanie” jest zatem częścią urlopu wypoczynkowego, która charakteryzuje się szczególnym trybem realizacji związanego z nim prawa.

Pomimo dość kategorycznego brzmienia art. 167² KP nieuzasadniony jest jednak pogląd, że pracownik samodzielnie decyduje o rozpoczęciu tego urlopu. Zgłoszenie żądania udzielenia omawianego urlopu nie jest równoznaczne z faktycznym jego udzieleniem. Podobnie jak ma to miejsce w przypadku „zwykłego” urlopu wypoczynkowego, również urlop „na żądanie” wymaga udzielenia przez pracodawcę. Przy czym owego „udzielenia” nie należy utożsamiać z formalnym wyrażeniem zgody na rozpoczęcie urlopu. Z reguły przejawem tak rozumianego „udzielenia” będzie brak sprzeciwu ze strony pracodawcy wobec zgłoszonego przez pracownika zamiaru skorzystania z urlopu we wskazanym przez niego terminie i wymiarze.

Rozpoczęcie urlopu „na żądanie” przed tak rozumianym udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 KP (wyrok SN z dnia 16.09.2008 r., II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36).

Zgłaszając potrzebę skorzystania z urlopu na żądanie pracownik powinien respektować obowiązujące w tym zakresie przepisy zakładowe, a w razie ich braku – wypracowane w tym zakresie „niepisane” reguły lub przyjęte zwyczaje. Najczęściej będzie się to wiązało z obowiązkiem zachowania określonych wymogów co do formy wniosku, osoby, której należy go złożyć, a także najpóźniejszego momentu złożenia wniosku.

Tym samym zamiar skorzystania z urlopu na żądanie pracownik powinien zgłosić z zachowaniem obowiązujących w zakładzie pracy reguł, z odpowiednim wyprzedzeniem, co pozwoli pracodawcy zorganizować pracę na zajmowanym przez niego stanowisku w okresie jego nieobecności (por. wyrok SN z dnia 15.11.2006 r., I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346).

Ewentualna odmowa udzielenia urlopu na żądanie może mieć miejsce jedynie w przypadkach wyjątkowych, w których prawnie chroniony interes pracodawcy wykazuje niewątpliwą wyższość nad interesem pracownika. Korzystanie w takich okolicznościach z urlopu „na żądanie” pozostawałoby w kolizji z zasadą dbałości o dobro pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 KP). Przy czym, pracodawca powinien korzystać z prawa odmowy udzielenia urlopu „na żądanie” z niezwykłą ostrożnością, gdyż nieuzasadnione działanie w tym zakresie może być potraktowane jako wykroczenie stypizowane w art. 282 § 1 pkt 2 KP.

Zdaniem Sądu Najwyższego, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu „na żądanie” ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie wskazanym w żądaniu udzielenia urlopu (wyrok SN z dnia 7.11.2013 r., SNO 29/13, LEX nr 1393802). W tym kontekście dla przykładu można wskazać przypadek, w którym pracownik wnioskuje o urlop „na żądanie” w dniu, w którym ma dojść do zawarcia niezwykle ważnego kontraktu, co bez jego obecności może okazać się niemożliwe.

W innym orzeczeniu Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie w sytuacji, gdy potrzebę skorzystania z tego uprawnienia zgłasza jednocześnie grupa pracowników lub nawet cała załoga przedsiębiorstwa w okolicznościach, które jednoznacznie wskazują, że mamy w nich do czynienia z tzw. pozastrajkową formą protestu. Tego typu działanie stanowi przejaw nadużycia prawa podmiotowego przez pracowników, a jednocześnie stanowi obejście przepisów o sporach zbiorowych (zob. wyrok SN z dnia 15.11.2006 r., I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346).

Powstały na tle odmowy udzielenia urlopu „na żądanie” spór będzie ostatecznie rozstrzygał właściwy miejscowo sąd pracy, po rzetelnym rozważeniu stanowisk obydwu stron stosunku pracy.