Przepisy prawa

Kodeks pracy nie odnosi się do prawa pracodawcy kontrolowania służbowego komputera pracownika. Jedynie art. 11¹ k.p. pośrednio wyznacza jego granicę. Przepis ten stanowi bowiem, iż pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Dobrem osobistym jest m.in. prawo do prywatności, tajemnica korespondencji.

Prawo pracodawcy do kontrolowania służbowego komputera pracownika została bardzo lapidarnie uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 roku, Nr 148, poz. 973 z póź. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem. Zgodnie z  pkt 10 e załącznika do rozporządzenia, bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy.

Zasady kontroli

Z pkt 10 e załącznika do rozporządzenia jednoznacznie wynika obowiązek pracodawcy poinformowania pracownika o przysługującym pracodawcy prawie kontrolowania służbowych komputerów. Pracownik ma bowiem dysponować wiedzą, iż pracodawca może monitorować komputer na którym świadczy on pracę. Przepisy nie wskazują jednak formy w jakiej powinna zostać przekazana ta informacja. Może to zatem nastąpić poprzez zamieszczenie stosownego postanowienia np. w regulaminie pracy, w układzie zbiorowym pracy.

Kontrola nie może mieć charakteru abstrakcyjnego. Zgodnie z pkt 10 e załącznika do rozporządzenia powinna ona mieć charakter jakościowej i ilościowej kontroli świadczonej przez pracownika pracy. W trakcie kontroli pracodawca powinien zatem oceniać sposób wykonywania pracy przez pracownika korzystającego z komputera służbowego – zarówno pod względem jakości tej pracy, jak i jej ilości.

Ponadto dokonując kontroli służbowego komputera pracodawca musi pamiętać o obowiązku poszanowania dóbr osobistych. Jest to kwestia niezwykle delikatna, wymagająca ze strony pracodawcy dużo rozwagi oraz ostrożności. Naruszenie dóbr osobistych może bowiem skutkować pociągnięciem go przez pracownika do odpowiedzialności cywilnej. W związku z czym, na przykład, kontrolując mailową skrzynkę służbową pracodawca musi pamiętać, iż ma prawo przeczytać maile służbowe, ale nie może zapoznać się z treścią znajdujących się na tej skrzynce maili prywatnych. Pracodawca nie może również zapoznać się z wiadomościami znajdującymi się na prywatnej skrzynce mailowej pracownika, mimo, że korespondencja ta była odbierana na komputerze służbowym.

W doktrynie wskazuje się także, iż monitoring pracownika nie może mieć charakteru stałego. Może on być podejmowany jedynie w przypadku zaistnienia uzasadnionego podejrzenia naruszenia przez pracownika jego obowiązków. Pracodawca może zatem kontrolować komputer służbowy pracownika jedynie w przypadku gdy zaistnieją okoliczności uzasadniające tą kontrolę.

Podsumowanie

Pracodawca wykonując prawo kontroli służbowego komputera pracownika nie może wykonywać tego prawa w sposób pełni swobodny. Musi bowiem pamiętać, iż pracownik powinien dysponować wiedzą o możliwości skontrolowania jego komputera przez pracodawcę. Pracodawca powinien także mieć na względzie, iż prawo kontroli może być realizowane jedynie w przypadku zaistnienia uzasadnionego podejrzenia naruszenia przez pracownika jego obowiązków i być wykonywane z poszanowaniem dóbr osobistych pracownika, w celu sprawdzenia ilości oraz jakości świadczonej pracy.