Zakaz przechowywania oryginałów dokumentów w aktach osobowych

Stosownie do dyspozycji § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z póź. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie przechowywania dokumentów, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Regułą wynikającą z cytowanego przepisu jest gromadzenie przez pracodawcę w aktach osobowych pracowników jedynie odpisów lub kopi przedstawianych przez nich dokumentów. Pracodawca nie może zatem przechowywać ich oryginałów. Przepis pozwala pracodawcy jedynie żądać przedłożenia oryginałów dokumentów do wglądu bądź w celu sporządzenia ich odpisów lub kopi. Jednakże przepisy szczególne dotyczące niektórych dokumentów przewidują od tej zasady wyjątki.

Przechowywanie orzeczeń lekarskich

Przepis § 6 pkt 2 lit. i rozporządzenia w sprawie przechowywania dokumentów nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania w aktach osobowych pracowników orzeczeń lekarskich wydanych w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. Do gromadzonych przez pracodawcę orzeczeń lekarskich nie ma zastosowania wyrażona w § 1 ust. 3 rozporządzenia w sprawie przechowywania dokumentów zasada przechowywania dokumentów pracowniczych w postaci ich kopi lub odpisów. Badania lekarskie powinny być przechowywane w oryginale. § 3 ust. 4 in principio rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 1996 roku, nr 69, poz. 332 z póź. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie przeprowadzania badań lekarskich, wskazuje bowiem, iż lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne wydaje orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Pracownik otrzymuje zatem dwa egzemplarze orzeczenia lekarskiego, z których jeden jest przeznaczony dla niego, zaś drugi dla pracodawcy.

Przechowywanie orzeczenia lekarskiego z poprzedniego zakładu pracy

W dniu 1 kwietnia 2015 roku weszły w życie zmienione na postawie ustawy z dnia 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz. U. z 2014 r., poz. 1662 z póź. zm.) zasady przeprowadzania badań profilaktycznych. Ustawodawca w szczególności rozszerzył katalog przypadków kiedy pracodawca może odstąpić od przeprowadzania wstępnych badań lekarskich. Na szczególną uwagę zasługuje art. 229 § 1¹ pkt 2 kodeksu pracy, zgodnie z którym wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Orzeczenie lekarskie o którym mowa w art. 229 § 1¹ pkt 2 kodeksu pracy, jest tym orzeczeniem, które lekarz medycyny pracy wydaje pracownikowi na podstawie § 3 ust. 4 in principio rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich. Dokument ten stanowi własność pracownika. W związku z czym nowy pracodawca nie może żądać wydania mu tego dokumentu w celu umieszczenia go w aktach osobowych pracownika. Pracodawca powinien sporządzić jego kopię lub odpis i umieścić ją w aktach osobowych pracownika zgodnie z dyspozycją § 1 ust. 3 rozporządzenia w sprawie przechowywania dokumentów.