W przypadku problemów finansowych jednym z pierwszych ruchów pracodawcy jest ograniczenie zakresu prowadzonej działalności socjalnej. Małe firmy nie mogą jednak podejmować tego rodzaju działań w trakcie roku kalendarzowego, zaś wszelkich formalności muszą dopełnić do 31 stycznia.

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć dobrowolnie Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Odstąpienie od prowadzenia działalności socjalnej przez pracodawcę, o którym mowa powyżej, jest dość proste. Otóż w przypadku, gdy taki pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, wystarczy przekazać załodze informację w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego. Podkreślenia wymaga, że przekazanie tej informacji jest ograniczone bardzo rygorystycznym terminem, a mianowicie informacja taka powinna zostać przekazana pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego.

Przepis nie określa formy w jakiej pracodawca powinien przekazać informację załodze stanowiąc, ż pracodawca ma to uczynić „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”. Informacja może zatem zostać przekazana indywidualnie każdemu pracownikowi, jak i poprzez ogłoszenie adresowane do ogółu pracowników. Przekazanie tej informacji kształtuje jednak sytuację prawną pracodawcy przez cały rok kalendarzowy. Jak bowiem wynika na przykład z wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 11 września 2008 r. (sygn. XII Pa 161/2008) „jeśli mała firma nie poinformuje załogi do końca stycznia o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, musi je regulować przez cały ten rok”.

W przypadku gdy pracodawca, o którym mowa powyżej, jest objęty układem zbiorowym pracy bądź jest zobowiązany do utworzenia regulaminu wynagradzania, przekazanie informacji o nietworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego nie wystarczy do skutecznego zaprzestania prowadzenia działalności socjalnej. W takim bowiem przypadku konieczne jest bowiem odstąpienie od prowadzenia działalności socjalnej poprzez odpowiednią zmianę układu zbiorowego pracy, bądź zawarcie postanowienia tej treści w regulaminie wynagradzania.