Stan prawny obowiązujący przed 1 września 2016 roku

Zgodnie z art. 29 § 2 k.p. w dotychczasowym brzmieniu umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Z cytowanego przepisu wynika, iż w przypadku niezachowania formy pisemnej umowy o pracę, pracodawca obowiązany był potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia stron co do treści umowy o pracę najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Pracodawca mógł zatem potwierdzić pracownikowi treść umowy o pracę nawet na koniec pierwszego dnia pracy i takie zachowanie nie stanowiło naruszenia prawa.

Stan prawny obowiązujący od 1 września 2016 roku

Art. 29 § 2 k.p. w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 13 maja 2016 roku o zmianie ustawy - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 roku, poz. 910), zwanej dalej ustawą nowelizującą, nakłada na pracodawcę obowiązek potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustaleń co do treści umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy. Stosownie do dyspozycji znowelizowanego art. 29 § 2 k.p. umowę o pracę zawiera się na piśmie, zaś jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Zmianie art. 29 § 2 k.p. towarzyszy zmiana art. 281 pkt 2 k.p. Zgodnie z art. 281 pkt 2 k.p w nowym brzmieniu, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, podlega karze grzywny od 1000 do 30000 zł.

Ustawa nowelizująca dokonała również ujednolicenia stosowanego w Kodeksie pracy nazewnictwa. Użyty w art. 104³ § 2 k.p. oraz w art. 200¹ § 5 k.p. zwrot „przed rozpoczęciem przez niego pracy” został zastąpiony zwrotem „przed dopuszczeniem go do pracy”.

Cel zmiany przepisów

Z uzasadnienia projektu ustawy nowelizującej wynika, iż zmiana przepisów Kodeksu pracy ma na celu ograniczenie nielegalnego zatrudnianie pracowników. Art. 29 § 2 k.p. w dotychczasowym brzmieniu pomagał pracodawcom w nielegalnym zatrudnianiu pracowników. W przypadku kontroli PIP pracodawcy w celu wyjaśnienia przyczyny nieposiadania przez pracowników umów o pracę wskazywali bowiem, iż jest to ich pierwszy dzień w pracy i pisemne potwierdzenie treści umowy o pracę zostanie dostarczone pracownikom do końca ich dnia pracy. W ocenie ustawodawcy nałożenie na pracodawcę obowiązku potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustaleń co do treści umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy pozwoli na wyeliminowanie opisanych powyżej praktyk.

Wzmocnieniu realizacji przedmiotowego celu ma służyć nowa regulacja wykroczenia z art. 281 pkt 2 k.p. Ustawodawca doprecyzował jego zakres poprzez wskazanie, iż karze grzywny przewidzianej w tym przepisie podlegać będzie niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy.

Ocena nowelizacji

Zmiana przepisów dokonana ustawą nowelizującą jest różnie oceniana. Krytycy podnoszą, iż nałożenie na pracodawcę obowiązku potwierdzania umowy o pracy przed dopuszczeniem pracownika do pracy opóźniać będzie proces zatrudniania. W ich ocenie nie jest to również właściwy sposób walki z nielegalnym zatrudnieniem. Natomiast zwolennicy nowelizacji uważają, iż pomoże ona w walce z patologiami w zatrudnieniu.

Wydaje się, iż zmiana art. 29 § 2 k.p. może przyczynić się do ograniczenia „zatrudnienia na czarno”, ale nie do jego likwidacji. Obowiązek pracodawcy potwierdzenia umowy o pracę przed dopuszczeniem pracownika do pracy pozwoli na uniknięcie sytuacji, w których pracodawcy celowo zwlekali z potwierdzeniem na piśmie treści umów o pracę, mimo że pracownicy już od dłuższego czasu świadczyli pracę. Równocześnie należy się spodziewać, iż pojawią się sposoby na obchodzenie znowelizowanych przepisów.

Podnoszony przez przeciwników nowelizacji argument, zgodnie z którym art. 29 § 2 k.p. w nowym brzmieniu będzie opóźniał proces zatrudnienia, wydaje się chybiony. W obecnych czasach zatrudnienie poprzedza proces rekrutacji, w czasie którego pracownik przekazuje pracodawcy informacje niezbędne do przygotowania umowy o pracę i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Pracodawca dysponuje zatem czasem i możliwościami pozwalającymi na wcześniejsze przygotowanie stosownych dokumentów.