W dniu 2.11.2015 r. zatrudniliśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na zastępstwo za nieobecną w pracy pracownicę. Do umowy wpisaliśmy, że zastępstwo ma trwać przez cały okres usprawiedliwionej nieobecności zastępowanej pracownicy. Od początku października 2015 r. pracownica ta przebywa na L-4 z powodu zagrożonej ciąży. Termin porodu został wyznaczony na koniec kwietnia 2016 r. Już teraz zadeklarowała, że po urlopie macierzyńskim zamierza skorzystać z urlopu rodzicielskiego oraz urlopu wychowawczego w pełnym przysługującym jej wymiarze. Jaki okres wypowiedzenia będzie posiadał zastępujący tę pracownicę pracownik w związku z wejściem w życie nowych przepisów o umowach terminowych? Jak należy okres ten odnotować w treści tzw. informacji dodatkowej? Czy informację tę należy zmieniać za każdym razem, gdy zmieniał się będzie staż zakładowy rzutujący na długość okresu wypowiedzenia, czy można zrobić to niejako „na zapas”, wskazując w niej jak kształtowała się będzie długość okresu wypowiedzenia w miarę upływu czasu?

Z dniem wejścia w życie przepisów ustawy z dnia 25.06.2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r., poz. 1220) – dalej: „nowela” uchylony został art. 33¹ kodeksu pracy (dalej: KP), który przewidywał 3-dniowy okres wypowiedzenia liczony w dniach roboczych dla umów o pracę na zastępstwo.

 Począwszy od 22.02.2016 roku, długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę na zastępstwo, będącej rodzajem umowy o pracę na czas określony, ustalany jest na zasadach art. 36 KP. Oznacza to, że nie jest on już stałym okresem lecz podlega stopniowemu wydłużaniu proporcjonalnie do długości okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (tzw. stażu zakładowego), i wynosi odpowiednio:

• 2 tygodnie, przy stażu zakładowym krótszym niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, przy stażu zakładowym wynoszącym co najmniej 6 miesięcy lecz mniej niż 3 lata;
• 3 miesiące, przy stażu zakładowym wynoszącym co najmniej 3 lata.

Przy czym, na poczet stażu zakładowego, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia umowy opisywanej w zapytaniu, uwzględniamy tylko okres przypadający od 22.02.2016 r. Zgodnie bowiem z art. 16 noweli, przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony (w tym umowy o pracę na zastępstwo), trwających w dniu 22.02.2016 r., których wypowiedzenie następuje w tym dniu lub później, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy, przypadających przed 22.02.2016 r.

W związku z tym, okres wypowiedzenia umowy opisywanej w zapytaniu ulegnie zmianie już w dniu 22.02.2016 r. wydłużając się z trzech dni roboczych do 2 tygodni. Następnie w dniu 22 sierpnia 2016 r. (upływ 6 miesięcy stażu zakładowego) wydłuży się do 1 miesiąca, aby ostatecznie w dniu 22 lutego 2019 r. (upływ 3 roku stażu zakładowego) wynieść 3 miesiące.

Długość okresu wypowiedzenia jest jednym z elementów informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 KP. Na jej podstawie pracownik powinien mieć możliwość ustalenia aktualnej długości okresu wypowiedzenia obowiązującej go umowy o pracę. W przypadku jakiejkolwiek zmiany w tym zakresie pracodawca powinien zaktualizować treść tejże informacji, jeżeli zachodzi taka potrzeba. Zmodyfikowaną informację o warunkach zatrudnienia pracodawca zobowiązany jest przekazać pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie zmian (por. art. 29 § 3² KP).

W przedstawionej w zapytaniu sytuacji pracodawca może więc po każdej zmianie długości okresu wypowiedzenia przedłożyć pracownikowi zaktualizowaną w tej części informację o warunkach zatrudnienia bądź sporządzić informację obejmującą wszystkie okresy wypowiedzenia („na przyszłość”) w zależności od sukcesywnie wydłużającego się stażu zakładowego.

Zarówno informacja o warunkach zatrudnienia, jak i jej późniejsze zmiany nie muszą wskazywać dokładnej długości okresu wypowiedzenia. Pracodawca może bowiem ograniczyć się w niej do wskazania art. 36 § 1 KP, na którego podstawie pracownik będzie mógł ustalić obowiązujący go okres wypowiedzenia (zob. art. 29 § 3² i 3³ KP).